Должны ли кадры сообщать бухгалтеру по зп о проведении отпуска

Должны ли кадры сообщать бухгалтеру по зп о проведении отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск — отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»


Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

27.06.2012 подписывайтесь на наш канал

Согласно положениям главы 19 «Отпуска» ТК РФ и конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках» все работники имеют право на отпуск. В статье методисты фирмы «1С» рассматривают вопросы, связанные с отражением ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Приводится порядок настройки начальных параметров для учета отпусков кадровиком и расчетчиком, а также для формирования в программе оценочных обязательств по вознаграждениям работникам.

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на отпуск — это закреплено в и отражено в «Отпуска» ТК РФ, согласно положениям которой отпуска делятся на следующие виды: ежегодные оплачиваемые (основные и дополнительные), без сохранения заработной платы, учебные, отпуска по уходу за ребенком.

Положения ТК РФ о ежегодных оплачиваемых отпусках не противоречат конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая для Российской Федерации вступила в силу с 6 сентября 2011 года, а в чем-то предусматривают даже более широкие гарантии для работников. Задача учета и расчета отпуска по существу состоит из нескольких частей. С одной стороны — это задача расчета и учета количества положенных дней отпуска, а с другой стороны — это задача расчета суммы отпускных, подсчета среднего заработка.

Кроме того — это задача учета затрат и оценки обязательств. Сотруднику положен отпуск по 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц. Почему именно 2,33? Если сотрудник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск в соответствии со , то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Следовательно на один месяц приходится 28 дней: 12 месяцев. При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца ( «Об очередных и дополнительных отпусках», утв.

НКТ СССР ). Посмотрим как можно решать задачи учета ежегодных оплачиваемых отпусков, используя программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Сначала нужно определиться с настройками параметров учета. Необходимо решить, какой из документов — кадровый приказ на отпуск или расчетный документ начисления отпуска — будет регистрировать в системе факт использования отпуска.

Списание фактических отпусков происходит при проведении кадровых или расчетных документов.

Порядок списания определяется для каждой организации в параметрах учета. Компенсация отпуска, вне зависимости от выбранного порядка списания фактических отпусков, всегда регистрируется в остатках отпусков расчетными документами.

Установив в настройках программы параметр учета Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков, — Кадровыми приказами или Расчетными документами — следует при формировании отчетов следить за тем, чтобы документы указанного типа были проведены.

Важно решить, какой политикой при расчете НДФЛ с сумм отпускных вы будете руководствоваться.

Будет ли отпуск, как в стандартной настройке, считаться оплатой за труд или это будет иным доходом в денежной форме.

Это важно для расчета НДФЛ переходящих отпусков.

Код дохода отпуска для расчета НДФЛ — 2012. Напомним, что дата получения дохода определяется .

Датой получения дохода для доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислен доход, а для других доходов в денежной форме — день выплаты дохода (или начисления). Т. е. весь вопрос о том, к какому периоду будет относиться НДФЛ — к месяцу, в котором начислен отпуск или за который.

Стандартную настройку можно изменить, добавив свой код, например, 2012н в справочнике Коды дохода для НДФЛ, сохранив Код для отчетности — 2012 (рис.

1). И тогда НДФЛ будет относиться к тому же периоду в котором начислен отпуск. Рис. 1 В справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ есть возможность указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ.

Отпуск в сентябре начислен за октябрь и ноябрь.

Использование порядка По месяцу, за который производится начисление (1) При указанном порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован двумя частями, в месяцах за который начислен отпуск — октябрь и ноябрь, сотответственно. Налоговые вычеты, будут применены и октябрьские и ноябрьские.

Т.е. не учитывается когда был начислен доход, но важно за какие месяцы.

Использование порядка По месяцу начисления При такком порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован единовременно в месяце в котором начислен отпуск — сентябрь.

Налоговые вычеты, будут применены только сентябрьские.

Т.е. учитывается только когда был начислен доход, не важно за какие месяцы.

На текущий момент для отпуска (код дохода 2012) по законодательству соответствует порядок По месяцу начисления.

Как поменять настройку если ранее использовался порядок По месяцу, за который производится начисление? Изменив настройку в справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ для кода 2012, мы получим, что все вновь создаваемые документы будут регистрироваться в соответствии с этими настройками, но занесенные ранее останутся неизмененными.

Для получения достоверного расчета и отчета по НДФЛ желательно чтобы в течении года НдФЛ рассчитывался в соответствии с одним и тем же порядком.

Для этого потребуется после выполнения настройки перепровести документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций.

Особое внимание нужно уделить отпускам, переходящим на январь с декабря.

Они в прошлом году не попали в отчет, потому что в соответствии с порядком (1) они относились к январю.

И в текущем году надо либо не перепроводить связанные с ними документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций, либо после перепроведения сформировать исправительный отчет за прошлый год. Продолжительность положенного отпуска по умолчанию составляет 28 дней.

Но есть отдельные категории работников, которым установлены другие продолжительности отпусков.

Так, например, у педагогических работников на основании Постановления Правительства РФ продолжительность отпуска составляет от 42 до 56 календарных дней, у кандидатов наук — 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ ), у некоторых работников здравоохранения — 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ ) и др.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» виды ежегодных отпусков хранятся в одноименном справочнике Виды ежегодных отпусков.

Для каждого вида ежегодного отпуска, введенного в справочник, необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска: в календарных днях или рабочих днях. Также в справочнике следует указать, будет ли этот ежегодный отпуск предоставлен всем сотрудникам (активировать флажок Предоставлять отпуск всем сотрудникам).

В случае если определенный вид ежегодного отпуска предоставляется не всем сотрудникам, то указать это надо в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска (рис. 2). Рис. 2 Начисление для расчета дополнительного отпуска или несколько начислений, если в организации используются разные виды дополнительных отпусков, нужно настроить в плане видов расчета Основные начисления. На закладке Расчеты указываем название, устанавливаем Способ расчета, как правило — По среднему для отпуска по календарным дням.

На закладке Время обязательно нужно установить флажок Вид времени — Неотработанные полные смены, а также командировки, и выбрать из классификатора использования рабочего времени соответствующий вид. Именно вид времени по классификатору Дополнительный отпуск определяет видимость и доступность этого начисления в приказе на отпуск в графе — Вид дополнительного отпуска. Для того чтобы при проведении расчетного документа правильно рассчитывались остатки по видам ежегодного отпуска, необходимо указать вид ежегодного отпуска в Основных или Дополнительных начислениях на закладке Использование.

На закладке Налоги в соответствии с выбранной ранее политикой учета НДФЛ с отпускных указываем или стандартный код 2012, или определенный нами ранее 2012н.

Закладка Взносы заполняется, как обычно. Это доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

При заполнении закладки Прочее можно посоветовать взять за образец стандартный вид начисления — Отпуск по календарным дням и заполнить так же. Рассмотрим, какие задачи по учету отпусков работников стоят перед сотрудником отдела кадров. Кадровику кроме учета сроков работы, дающих право на отпуск или на денежную компенсацию за него, следует согласно вести график отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет — Учет невыходов — Ввод графика отпусков организаций), а можно просто заполнить списком сотрудников.

График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет — Учет невыходов — Ввод графика отпусков организаций), а можно просто заполнить списком сотрудников. При заполнении дат начала и окончания отпуска в графе Примечание программа подскажет, за какой период планируется отпуск (рис.

3). Рис. 3 Из этого документа можно получить отчет по форме Т-7 и удобную диаграмму, позволяющую визуализировать пересечения отпусков (рис. 4). Рис. 4 В форме Остатки отпусков (меню Кадровый учет — Учет невыходов) можно отредактировать остатки отпусков, получить справку об отпуске, а также можно установить индивидуальную продолжительность отпуска, нажав кнопку Изменить количество дней отпуска в год.

Здесь же можно изменить остатки отпуска, нажав кнопку Редактировать остаток отпуска. На основании этой информации формируется отчет Справка по отпуску. Если в настройках параметров учета указано, что факт использования отпуска будет регистрироваться кадровым документом, то проведение самого приказа на отпуск, а также исправлений к нему при каких-либо изменениях обязательно.

Из документа Отпуска организации можно напечатать приказ о предоставлении отпуска работникам по формам Т-6 и Т-6а. Кроме очередного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительный отпуск может быть предусмотрен , другими нормативно-правовыми актами, в соответствии с трудовым (коллективным) договором.

Дополнительные отпуска, в том числе работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, предусмотрены , , , .

При определении права на дополнительный отпуск для вредных профессий следует руководствоваться перечнем, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС .

Изначально в настройках полей кадрового приказа на отпуск не видно полей для занесения дополнительного отпуска. Чтобы сделать их доступными, в форме документа Отпуска организаций правой кнопкой мыши нужно вызвать меню и выбрать Настройка списка. Отметить поля Вид дополнительного отпуска, начало дополнительного отпуска, дней и нажать кнопку ОК.

Теперь эти поля доступны для просмотра и редактирования.

Даты начала и окончания отпуска заносятся с учетом дополнительного отпуска, дополнительный же отпуск указывается «в том числе». Может ли быть издан приказ только на дополнительный отпуск? Да. И тогда оба поля: Начало отпуска и Начало дополнительного отпуска заполнены одинаково — совпадают отпуск и дополнительный отпуск.

Можно ли внести несколько дополнительных отпусков одному сотруднику одним приказом? Да. Но для каждого дополнительного отпуска — отдельная запись.

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника АО «Таон» Г.А. Илларионовой с 1 по 30 марта 2012 года, в том числе 3 дня дополнительного отпуска за вредность и 2 дня за ненормированный рабочий день. Если в поле Напомнить приказа на отпуск в организации поставить флаг, то это будет означать, что в отпуске сотрудник будет числится до той поры, пока сотрудник отдела кадров не внесет документ Возврат на работу организаций.

В нашем примере дата возврата — 1 апреля 2012 года. Если реквизит Напомнить приказа на отпуск в организации пуст, то факт возврата на работу происходит автоматически с даты, следующей за датой окончания отпуска.

Установка и снятие флага Освобождать/Занимать ставку важны, когда в Настройке параметров кадрового учета установлен флаг Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях количество ставок. При оформлении же приказа на увольнение количество дней отпуска, подлежащих компенсации, так же как и дни за которые следует удержать начисленный ранее отпуск, подставляются автоматически.

На основании занесенных кадровых документов расчетчик формирует расчетные документы.

Обратите внимание, если по какой-либо причине кадровый учет не ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то можно и сразу занести расчетный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций.

Использование обработки Анализ неявок существенно увеличивает эффективность взаимодействия отделов кадрового и расчетного. Расчетчику зарплаты удобно, например, поступить следующим образом. Сформировать в указанной обработке за месяц перечень всех кадровых отпусков.

И далее, перебирая первичные подписанные документы, отмечать флажком те электронные документы, к которым есть соответствующие подписанные руководством приказы. А затем сразу создать все расчетные документы, рассчитать и провести, нажимая последовательно соответствующие кнопки в обработке (рис. 5). Рис. 5 В некоторых случаях нельзя полностью автоматизировать обработку.

Например, в нашем примере с двумя дополнительными отпусками. В расчетном документе Начисление отпуска сотрудникам организаций, соответствующего второму дополнительному отпуску, следует отредактировать Дату начала отпуска.

Эту дату надо поставить такую же, как и в первом документе (01.03.2012), чтобы расчет среднего заработка был одинаковым. Для этого можно Открыть расчетный документ прямо из формы обработки (рис.

6). Рис. 6 В форме расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций рассчитываются основной отпуск, дополнительный и компенсация за отпуск. Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска. Для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в соответствии со предназначен другой документ — Расчет при увольнении сотрудника организаций (меню Расчет зарплаты по организациям — Первичные документы).

Обращаем внимание, что после выполнения «расчета при увольнении» следует произвести «начисление зарплаты», т.

е. ввести документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций для увольняемого (или пересчитать, если такой документ уже был) для того, чтобы учесть НДФЛ. Начиная с отчетности за 2011 год в соответствии с

«Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»

все организации, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, обязаны отражать в отчетности оценочные обязательства.

Субъекты малого предпринимательства, кроме субъектов малого предпринимательства — эмитентов публично размещаемых ценных бумаг могут не применять данное ПБУ (). Оценочными обязательствами в бухгалтерском учете при соблюдении условий являются расходы по оплате предстоящих отпусков и вознаграждений по итогам года. Для того, чтобы в учете отражались оценочные обязательства и формировались проводки, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно в Настройке параметров учета на закладке Оценочные обязательства установить флажок Формировать оценочные обязательства в бухгалтерском учете.

По желанию организации оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут признаваться и в налоговом учете в соответствии со . С подробным примером учета оценочных обязательств по вознаграждениям работникам в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно ознакомиться в информационной системе ИТС ПРОФ в разделе «Кадры и оплата труда» — Справочник «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С»» — «Настройка учета» .

Темы: , , Рубрика: Поделиться с друзьями: Подписаться на комментарии Отправить на почту Печать Проверки контролирующих органов Штрафовали ли в вашу организацию контролирующие органы в течение последних 4 кварталов? Да, на нашу организацию неоднократно штрафовали. Да, штрафовали один раз. Нет, претензии были, но контролирующие органы ограничились предупреждением.

Нет, к нашей компании не применяли каких-либо санкций. 1C:Лекторий: 10 июня 2021 года (четверг, начало в 12:00, все желающие) — 1C:Лекторий: 17 июня 2021 года (четверг, начало в 12:00) — 1C:Лекторий: 22 июня 2021 года (вторник, начало в 12:00, все желающие) — 1C:Лекторий: 24 июня 2021 года (четверг, начало в 10:00) — Обучение пользователей продуктов 1С Другие сайты 1С

Семь ситуаций по отпускам, о которых важно знать бухгалтеру и кадровику

Лето – а значит, всем хочется отдохнуть, набраться солнца, заряда оптимизма.

Но для кадровых работников отпуска имеют много нюансов.

Рассмотрим различные практические вопросы и ситуации, с которыми часто сталкиваются компании. С учетом погодных условий немудрено забыть про отпуск, но остается очень важным вопрос: кто конкретно должен помнить об отпуске – работник или работодатель.

С одной стороны, работник должен написать заявление о предоставлении отпуска, и есть табель учета рабочего времени, в котором расписывается работник. Но, с другой стороны, на работодателя также возложены некие обязанности.

Так, работодатель издает приказ на отпуск, а также производит оплату отпускных не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.Пример. Менеджер отдела продаж Иванова А.К.

забыла об отпуске и пришла на работу в первый день отпуска. Заявление на отпуск она не писала, но бухгалтерия уже произвела расчет отпускных, но менеджер думала, что это премия за предыдущий период. Руководитель поручил разобраться и вынести виновному лицу замечание.

Однако тут встает вопрос: кто виноват – работник, который не ушел в отпуск, или кадровик?

Обратимся к мнению Роструда. Ведомство считает, что именно в обязанности работодателя входит уведомление работника, поскольку часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Возможно также внести изменения в форму приказа Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). То есть, если работник забыл об отпуске, то в этом вина работодателя, а не работника.

Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.Пример.

Секретарь-референт Максимова В.А.

написала заявление на отпуск с 15 июля 2017 года. Однако руководитель компании не подписывает, поскольку некому заменить секретаря и в компании планируется начало серьезного проекта.

Референт ушла в отпуск не дожидаясь разрешения от руководства. Работодатель решает уволить работника. Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст.

123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Представим себе ситуацию, когда у вас в компании есть «ключевой» сотрудник, например, главный бухгалтер или главный инженер.

При этом, работник нашел другую работу и хочет уйти прямо завтра в отпуск. Понятно, что найти сразу же замену просто нереально. Соответственно, возникает практический вопрос: нужно ли отпускать работника в отпуск или же заставить его отработать положенные 14 дней до увольнения.Пример.

Главный бухгалтер Иванченко А.К. написал заявление на отпуск 14 дней и одновременно заявление на увольнение.

Мотивирует это работник тем, что он должен экстренно выйти на другую работу, уже завтра, а оплата труда там в два раза выше. При этом фактически, уйдя в отпуск главный бухгалтер срывает сроки сдачи отчетности. Что делать в этом случае работодателю?

Обратимся опять же к позиции Роструда. По письменному заявлению работника неиспользованный отпуск может быть предоставлен ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Однако предоставление отпуска с последующим увольнением является правом работодателя. Таким образом, работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением. В этом случае при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1025-6).

Таким образом, именно работодатель может принимать окончательное решение: отпускать работника в отпуск или нет.

Законодательство в отношении иностранных работников постоянно совершенствуется, так с 2017 года можно работать водителем, только имея российские права на автотранспортное средство. При отсутствии прав российского образца, водитель не допускается к управлению автотранспортным средством (п. 13 ст. 25 Федерального закона от 10 декабря 1995 г.

№196-ФЗ, ч. 2.1 ст. 3 Федерального закона от 7 мая 2013 г. №92-ФЗ). К рискам нарушения запрета относятся штрафные санкции в размере 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ). В результате, возможно либо уволить работника или предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы.Пример. Вахитов Р.К. работает в компании водителем. Он не успел поменять права. Однако работодателю очень нравилось, как работник осуществляет свою профессиональную деятельность.

Но допустить к управлению автотранспортным средством работодатель не может. Что делать в этом случае? Работодатель на основании отдельного приказа должен отстранить работника от управления автотранспортным средством.

Работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы на основании его заявления. По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч.

2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч.

1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.

В компании необходимо провести срочный тендер, но участие в тендере без юриста не возможно, при этом буквально вчера юрист ушел в отпуск.

Требуется отозвать ключевого сотрудника из отпуска. Отзыв из отпуска возможен только по согласию самого работника, потребовать прервать отпуск нельзя.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (статья 125 ТК РФ).Пример. Юрист Корнилов Д.В. ушел в отпуск 14.07.2017. Работодатель с 18.07.2017 года решает отозвать из отпуска работника.

Работник выражает согласие на отзыв из отпуска.

Как правильно отозвать работника из отпуск? Любые действия должны осуществляться на основании распорядительного документа. В данном случае приказа. Какая-то унифицированная форма приказа на отзыв работника из отпуска отсутствует, поэтому работодатель разрабатывает подобную форму приказа самостоятельно.

В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. После составления приказа, с приказом должен быть ознакомлен работник.

Также важно согласовать время переноса отпуска.

Время переноса отпуска необходимо согласовать с работником. Информацию об отзыве работника из отпуска необходимо внести в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание».

Для работника перенос отпуска также негативно скажется в части оплаты его труда, ведь отпускные придется пересчитать. Так, если оклад работника (юриста) составляет 40 000 руб., то необходимо пересчитать:

  1. размер страховых взносов.
  2. размер НДФЛ;
  3. размер выплат;

Пример.

С 20.03.2017 работник отозван из отпуска.

По его желанию два неиспользованных дня (20 и 21 марта) будут присоединены к следующему отпуску.

Поскольку работник был отозван на 2 дня, ему полагаются отпускные за 26 дней — 44 200 руб.

(1 700 руб. x 26 дн.), т.е. ему были излишне начислены 3 400 руб.

(47 600 руб. — 44 200 руб.). Излишне начисленные средства необходимо вернуть в кассу предприятия. Представим себе ситуацию, когда работнику очень нужны денежные средства, но откуда их взять? У работника скопилось множество отпусков за прошлые периоды и работник просит заменить очередной отпуск денежной компенсацией.Пример.
У работника скопилось множество отпусков за прошлые периоды и работник просит заменить очередной отпуск денежной компенсацией.Пример.

Сотрудник отдела кадров обратилась к работодателю с просьбой заменить очередной отпуск денежной компенсацией. По ее мнению, она может рассчитывать на выплаты за 54 дня. Соответственно, может ли работодатель отказать работнику?

Работодатель может отказать работнику, если речь идет об очередном отпуске, то есть отпуске 28 календарных дней. Если речь идет о дополнительных отпусках, то такие отпуска подлежат замене компенсацией.

По письменной просьбе работника часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это правило не распространяется на беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет.

Представим себе аналогичную ситуацию, когда часть отпуска работник просит предоставить в выходные дни, ведь прямого запрета на это законодательство не содержит.Пример. Повар Ахметов А.К. взял отпуск в размере 14 календарных дней, а в связи со сложным финансовым положением часть отпуска просит предоставить в выходные дни.

Трудовой кодекс предоставляет возможность работодателю и работнику по соглашению делить отпуск на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней. Однако существует и основание для отказа в предоставлении отпуска подобным образом, дело в том, что цель отпуска – предоставление времени отдыха.

И фактически подмена отпуска выходными днями нарушает положения трудового законодательства.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ).

Таким образом, Трудовой кодекс гарантирует именно дополнительное время отдыха. В этой связи во избежание претензий со стороны государственных инспекторов труда следует воздерживаться от предоставления частей отпуска, совпадающих с выходными днями.
«» : Теги:

  1. , управляющая компании ООО «Корн-Аудит»

Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить

Редактор: Елена Галичевская 26.01.2021 9 706 Антон Дыбов Эксперт по праву Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года.

В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок. Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф. В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.
В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных. По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору.

Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить.

Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу. Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2020 года, его рабочий год — с 10 октября 2020 года по 9 октября 2020 года.

За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.

Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.

В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право.

Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.

В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

  1. родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
  2. совместитель берет отпуск, при этом у него отпуск на основной работе;
  3. родитель трех и более детей в возрасте до 12 лет подает заявление на отпуск.
  4. сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
  5. сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
  6. мужчина берет отпуск во время декрета жены;
  7. сотрудник сдает сессию;
  8. женщина идет в отпуск до декрета или после него;

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя. У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день.

Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней. Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу.

По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против.

Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер.

Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов. Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу.

Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках.

Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

  • Какие документы в компании оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
  • Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три дня до начала отпуска. Если компания решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Компании, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.
  • Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
  • Виды отпусков в компании и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
  • Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет в пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.

Шаг 2.

Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск.

Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий.

Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год.

Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график. График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники.

Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб.

до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк. Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря.

Руководитель компании или его заместитель подписывают график. Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.

С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме.

Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул. Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска.

С руководителем согласовал это устно. Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул.

Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным.

Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика.

Увольнение посчитали законным. Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха.

У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так: Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.

Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.

Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе.

Подписывают документ руководитель и сотрудник. На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.

Отпускные рассчитывают по формуле: Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок.

И тут два шага:

  • Посчитать доход сотрудника.
  • Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки. Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2020 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии: за 2020 год — в мае 2020 года; за 2020 год — в марте 2021 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2020 год. Годовая премия за 2020 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.

Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте. Премии к праздникам — не включают.Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.

Рассчитать сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке.

А выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так: Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года отработан полностью.

Доход за это время — 1 110 000 ₽.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽. Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах) Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней.

Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года. В это время сотрудник: был в отпуске в августе 2020 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2020 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней. Полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2020 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь; — в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь.

Не полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2020 году: август, декабрь; — в 2021 году: февраль. Количество дней в не полностью отработанных месяцах: в августе 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня; в декабре 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня; в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽. Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2021 году это 17 792 ₽. Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг.

Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого. Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой. В компании зарплату выплачивают 4 декабря.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные. Главное — не нарушить сроки выплаты.

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы.

Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание. НДФЛ — со всей суммы отпускных.

Сотрудник получает отпускные за минусом налога.

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца. Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота.

Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель.

Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены.

Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре.

За октябрь — включаем в базу по страховым взносам.

Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании.

При методе начисления учитывают одним из двух способов: 1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления.

Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.Компания «Альфа» применяет метод начисления.

Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

  1. в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней=12 857,14 ₽;
  2. в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней=17 142,86 ₽.

2.

Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.

Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры. Налог при УСН «Доходы минус расходы».

Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет. Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

  • Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
  • Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня.
  • Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.

Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.

Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.

Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.

Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление. Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.Нельзя просить прервать отпуск:

  1. сотрудников, которые работают во вредных и опасных условиях.
  2. сотрудников в возрасте до 18 лет;
  3. беременных женщин;

Это нарушение закона, можно получить штраф.

Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял.

Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года. Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано.

Рекомендуем оформлять так. Шаг 1.

Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.

Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл.

почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно.

Вот пример уведомления сотрудника. Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме.

В приказе указывают:

  1. время, когда будет предоставлены неиспользованные дни отпуска.
  2. причину отзыва работника;
  3. дату выхода на работу;

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так: Шаг 3.

Внести изменения в график отпусков.

графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.

Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.

Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют.

В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями. Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени.

Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».Шаг 6.

Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

  1. сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
  2. сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет.

Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год. Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год.

Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий. Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

  1. лицам в возрасте до 18 лет;
  2. сотрудникам, который работают во вредных и опасных условиях.
  3. беременным;

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска.

Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель. Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск.

Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается.

Штрафы для компаний и ИП. Впервые Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽Руководителю — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽. ИП — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽ Повторно, то есть в течение года после наказания за первое нарушениеШтраф от 50 000 до 70 000 ₽Руководителю — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.