Где должны храниться кадровые документы

Где должны храниться кадровые документы

Как хранить кадровые документы

  1. 2.
  2. 1.

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ).Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  1. ;
  1. положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п.

2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в .Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу?К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п.

3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  1. личные дела;
  1. личные карточки;
  1. лицевые счета;
  1. ведомости по начислению зарплаты;
  1. трудовые договоры;
  1. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т.

    п.);

  1. документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  1. документы, подтверждающие вредные условия производства;
  1. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  1. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Сроки, в течение которых хранят , указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.
4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558).Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ.Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.Так, Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.Так, Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.Табели учета рабочего времени храните пять лет.

А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет. Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Tребования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п.

3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.Ситуация: может ли коммерческая организация не создавать собственный архив?Да, может.В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.
№ 125-ФЗ).Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526.С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера.

№ 526).Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера.

При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.Ситуация: можно ли выдавать сотрудникам по их запросам документы по личному составу?Да, можно.Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только сотруднику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам.

Остальные сотрудники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку сотрудника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п.

3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам.За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

13.20 КоАП РФ).Меры ответственности – или административный штраф в размере:

  1. от 100 до 300 руб. – для граждан;
  1. от 300 до 500 руб. – для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации?Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п.

8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись.

Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (разделы VI–VII Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526).

Хранение кадровых документов в организации

В № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по . Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года.

Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище. Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  1. Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  2. Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  3. В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  4. Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  5. Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
  6. При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  7. В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов.

С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет. Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  1. Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
  2. (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  3. Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  4. Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года.

Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет. Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело. Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные.

К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии.

При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека.

Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве.

Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей. Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  1. Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.
  2. Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием.

Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве.

В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией.

Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику. При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением.

В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде. При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается.

Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте.

Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Сроки хранения кадровых документов

Copyright: фотобанк Лори Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации?

Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством?

Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ;
  1. закон об архивном деле от 22.10.2004 г.

    №;

  2. приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  3. Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  4. Указ Президента РФ от 04.04.2016 №;
  5. закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №;
  6. приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.

    № 1;

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

  1. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
  2. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

  1. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
  2. документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

  1. прием на работу;
  2. оформление поощрений;
  3. оформление отпусков;
  4. ;
  5. ;
  6. оформление .

Существует и такая классификация кадровой документации:

  1. обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
  2. факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия.

Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий.

Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб.

(ст. КоАП РФ). Сколько хранятся кадровые документы? В ст. Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в и Закона №125-РФ, а также иными законами РФ. В соответствии с новой редакцией ст.

22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

  1. если до 1 января 2003 года − 75 лет;
  2. если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях). Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

  1. – 1 год;
  2. – 5 лет;
  3. должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
  4. книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
  5. приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
  6. – 50 (75) лет;
  7. документы об учете рабочего времени – 3 года;
  8. и , трудовые договоры, – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
  9. материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
  10. правила трудового распорядка – 1 год;
  11. экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
  12. , , увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
  13. документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
  14. бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой , в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п.

При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы. Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях.

При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

  1. должностную инструкцию;
  2. личные карточки рабочего персонала.
  3. приказ о приеме на работу;
  4. договор в двух экземплярах;
  5. правила внутреннего распорядка;
  6. штатное расписание;
  7. график отпусков;

ИП обязательно должен вести по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Кадровое делопроизводство | 13:30 18 февраля 2021 Кадровое делопроизводство | 10:53 18 февраля 2016 Кадровое делопроизводство | 10:20 6 апреля 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 12:50 18 мая 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:56 25 октября 2017 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ПФР Отпуск Отпуск Страховые взносы ПФР Банки | 11:01 2 июня 2021 Регистрация налогоплательщиков Экономика и бизнес Статистическая отчетность | 10:30 2 июня 2021 Банки Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство Налоговые проверки Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Статистическая отчетность Кадровое делопроизводство Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.