Как оформить авансовый отчет если сотрудник не воспользовался авиабилетом

Как учесть расходы по отмененной командировке из-за пандемии


В условиях распространения пандемии COVID-19 (в том числе в связи с запретом на ж/д и авиасообщения внутри страны так и с рядом стран) многие организации вынуждены отменять запланированные командировки своих сотрудников. Но до этого-то многие закупили билеты, оплатили гостиницы, получение виз и так далее.

Как учесть такие расходы? Разбираемся в статье.

До принятия решения об отмене командировки выданные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99). Далее, в общем случае командировочные расходы, связанные с основной деятельностью организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По вопросу учета расходов по несостоявшейся командировке существует две позиции:

  1. расходы на несостоявшиеся командировки включаются в состав прочих расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»).
  2. поскольку организация несет расходы по несостоявшейся командировке в рамках своей обычной деятельности, эти расходы также должны рассматриваться в качестве расходов по обычным видам деятельности и отражаться по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) — 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»;

Пунктом 7 ст. 172 Налогового Кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Налоговые вычеты, предусмотренные ст.

171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.

п. 3, 6 — 8 ст. 171 Кодекса (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы). При этом на основании п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, в общем порядке, в силу п.п.

1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Вычет НДС по командировочным расходам производится на основании счетов-фактур или иных документов (например, на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы), после принятия на учет указанных расходов при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п.

1 ст. 172 НК РФ).Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки. Рассмотрим пример:НДС по билету за перевозку Вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет. Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п.

2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В данном случае в связи с возвратом авиабилета услуги перевозки фактически не оказаны, т.е. расходы по проезду не понесены.

Следовательно, права на налоговый вычет суммы НДС, указанной в авиабилете, у организации не возникает (см. Письмо ФНС России от 25.04.2014 N ГД-4-3/8194). То есть организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.

Аналогичный подход следует применять к иным расходам с выделенным НДС, который организация желает предъявить к вычету из бюджета.При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов (п.

14 ст. 270 НК РФ).Расходы на командировки включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п.

1 ст. 252 НК РФ (пп. 12 п. 1 ст.

264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вопрос возможности учета для целей налогообложения прибыли затрат по несостоявшимся командировкам является спорным. Так, по мнению Минфина России и ФНС России, расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным п.

Так, по мнению Минфина России и ФНС России, расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшимся командировкам не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку они не соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 1 Письма от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134, п. 1 Письма ФНС России от 25.11.2011 N При этом УФНС России по г.

Москва в Письме от 23.12.2005 N 20-12/95309б допускает возможность учета затрат на несостоявшуюся командировку при соблюдении двух условий: наличии первичных документов, подтверждающих расходы на командировку в целом на определенный срок (в том числе на оформление и выдачу виз); соответствии этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, в Письме Минфина РФ от 18.05.2018 N 03-03-07/33766 изложена следующая точка зрения:Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Согласно пункту 2 статьи 265 НК РФ для целей главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, в случае отмены командировки налогоплательщик вправе учитывать понесенные им убытки при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.

То есть согласно этому письму, даже если работник, для командировки которого уже были куплены билеты и оплачено жилье, никуда не поехал, понесенные из-за отмены командировки убытки могут уменьшать «прибыльную» базу. Далее, необходимо заметить, что Налоговый кодекс РФ не ставит признание расходов в зависимость от того, состоялась командировка или нет, а экономическая обоснованность затрат не ставится в зависимость от полученного в результате экономического (или иного полезного) эффекта.
Далее, необходимо заметить, что Налоговый кодекс РФ не ставит признание расходов в зависимость от того, состоялась командировка или нет, а экономическая обоснованность затрат не ставится в зависимость от полученного в результате экономического (или иного полезного) эффекта. Если запланированная командировка связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то возмещаемые работнику документально подтвержденные затраты, связанные с ее подготовкой следует признать удовлетворяющими требованиям п.

1 ст. 252 НК РФ, хотя командировка по обоснованным причинам не состоялась. Также отметим: перечень расходов, признаваемых для целей налогообложения прибыли, закрытым не является, в связи с чем нет необходимости доказывать, что затраты по несостоявшейся командировке можно признавать командировочными расходами, учитываемыми в соответствии с пп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ. То есть затраты по несостоявшимся командировкам могут быть также учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.

49 п. 1 ст. 264 НК РФ. С учетом вышеизложенного, налогоплательщик вправе учитывать расходы по несостоявшейся командировке при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, при соответствии понесенных затрат организацией критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и при условии, что такие расходы не поименованы в статье 270 НК РФ. Основанием учета затрат будет являться авансовый отчет работника, подтверждающий понесенные расходы, а также приказ руководителя об отмене командировки с указанием причины такой отмены.

Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В то же время есть вероятность, что такую позицию организации придется отстаивать в судебном порядке.

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законом, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории России. А также:

  1. расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
  2. расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз;
  3. фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
  4. сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
  5. расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;

При этом согласно официальной позиции отмена командировки не изменяет квалификацию такого вида выплат, как возмещение расходов на получение виз.

В связи с этим произведенные работнику выплаты в возмещение расходов на получение визы не подлежат обложению НДФЛ и в случае отмены командировки (п. 2 Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Таким образом, при оплате работодателем работнику расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются командировочные расходы.

А именно: не подлежат обложению НДФЛ суточные в пределах норм, установленных согласно закону, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз. Следует отметить, что порядок начисления и уплаты страховых взносов не зависит от факта отмены командировки. Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе взносы за выдачу (получение) виз при направлении работника в командировку, не облагаются страховыми взносами (п.

Рекомендуем прочесть:  Ввод дома в эксплуатвцию

2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

).

При этом ни гл. 34 НК РФ, ни Федеральный закон N 125-ФЗ не упоминают такого расхода, как оплата обязательной медицинской страховки, и прямо не предусматривают, что данный возмещаемый работодателем работнику расход не подлежит обложению страховыми взносами. Согласно разъяснениям ФСС РФ и Минтруда России, сумма оплаты визы и медицинской страховки, наличие которой является обязательным условием для получения визы при направлении работника в служебную командировку на территорию зарубежных стран, не подлежит обложению страховыми взносами. В том числе и в случае отмены командировки по распоряжению руководителя, так как квалификация данного вида выплат не меняется (п.

2 Приложения к Письму ФСС РФ , Письмо Минтруда России от 27.11.2014 N 17-3/В-572) Таким образом, не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации.

На суммы затрат организации по оформлению и выдаче виз страховые взносы на обязательное пенсионное страхование также не начисляются. Организация планировала командировку своему сотруднику. Цель командировки — заключение контракта на поставку оборудования.

Заранее были приобретены авиабилеты стоимостью 24 000 руб. включая НДС — 4 000 руб. и забронирован номер в гостинице. Стоимость брони составила 3 000 руб. включая НДС — 500 руб. Организация также оформила служебное задание, в котором была указана цель поездки. Оплата осуществлялась через расчетный счет.

Оплата осуществлялась через расчетный счет.

Из-за пандемии командировка не состоялась. Авиабилеты были сданы транспортному агентству, которое вернуло их стоимость в сумме 21 000 руб.

Неустойка составила 3 000 руб. Гостиница выставила акт и счет-фактуру на штраф в размере 1 800 руб., включая НДС — 300 руб. и вернула 1 200 руб. В бухгалтерском учете произведены следующие записи.На дату оплаты расходов по командировке: Дебет 60 (76) Кредит 51 — 24 000 руб.

— перечислены денежные средства на приобретение билета; Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76) — 24 000 руб.

— отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС). Дебет 60 (76) Кредит 51 — 3 000 руб.

— перечислены денежные средства на приобретение брони;На дату отмены командировки:Операции по учету неустойки за авиабилеты отражаются следующими записями Дебет 76 Кредит 50-3 — 24 000 руб.

— возвращены авиабилеты агентству; Дебет 51 Кредит 76 — 21 000 руб.

— получены денежные средства от агентства за авиабилеты; Дебет 91-2 Кредит 76 — 2 000 руб. — признаны расходы, связанные с оплатой неустойки за возврат авиабилетов; Дебет 19 Кредит 76 −1 000 руб.

— выделен НДС с неустойки за возврат авиабилетов; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 −1 000 руб. — НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.

Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство», Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 77,80 руб. — Не принятый к вычету НДС по авиабилету образует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство в сумме 200 руб. (1 000 руб. x 20%);Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями Дебет 51 Кредит 76 — 1 200 руб.

— получены денежные средства от гостиницы; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — 1 500 руб. — отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п.

12, 14.2 ПБУ 10/99); Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям» — 300 руб. — учтен НДС, предъявленный гостиницей; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 — 300 руб. — НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов. Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство», Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 77,80 руб.
Дебет 99, субсчет «Постоянное налоговое обязательство», Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — 77,80 руб.

— Не принятый к вычету НДС по штрафу гостиницы образует постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство в сумме 60 руб.

(300 руб. x 20%); «» : Теги:

Авансовый отчет в организации. Правила заполнения, возможные нарушения и варианты исправления ошибок

Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет.

Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье. Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами.

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые могут получать денежные средства на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы и оплата услуг сторонних компаний. Тратить денежные средства подотчетное лицо может только на те цели, на которые он их получил.

Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет.Существует несколько правил, которые должен соблюдать бухгалтер при формировании авансового отчета.

  • Бухгалтеру необходимо подписать авансовый отчет у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ не действителен, а значит, организация не сможет принять суммы по этому отчету к налоговому учету.
  • Организация теперь в праве самостоятельно устанавливать срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета — это необходимо отразить в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требование отчитаться по подотчетным суммам не позднее 3 рабочих дней отменено с 30.11.2020.
  • За основу берем унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет» (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»). Но форму отчета может установить и сама организация. Обратите внимание, что какую бы форму авансового отчеты вы ни решили использовать в организации, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.

Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером. Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.

Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету.

К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.

Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:

  1. Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.
  2. Рядом сделать отметку «исправлено»;
  3. Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой 4 278,13 , прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой;

Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:

  1. В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)
  2. Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)

Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:

  1. отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;
  2. отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.

В соответствии с ч.1 ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.

Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:

  1. также с 2021 года подотчетные деньги можно перечислять на заработную карту сотрудника. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.
  2. денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
  3. организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
  4. в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.

Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства. «» : Теги:

  1. , бухгалтер ЮК ПРИОРИТЕТ
Рекомендуем прочесть:  Книга жалоб надо или нет

Можно ли оформить авансовый отчет, если аванс сотрудникам не выдается

Авансовый отчет применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Как правило, подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации, в том числе на служебные командировки. Работодатель вправе не выдавать аванс на командировку, а производить возмещение фактически произведенных работником в период командировки расходов. Если аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет, так как нельзя представить отчет о расходовании аванса, которого не было.

Если аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет, так как нельзя представить отчет о расходовании аванса, которого не было. В данном случае работнику необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Судебная практика подтверждает позицию о том, что операции по возмещению расходов сотрудникам организации не являются операциями по выдаче им денежных средств в виде аванса под отчет, поскольку заранее они не выдавались.

Кроме того, по авансовым отчетам подотчетные лица должны отчитаться исключительно по ранее полученным под отчет денежным средствам. По общему правилу компенсация расходов командированному работнику не облагается НДФЛ. Однако в некоторых случаях объект налогообложения может возникнуть, например, если превышены нормы расходов либо отсутствуют подтверждающие документы.

При выдаче аванса датой получения дохода для целей НДФЛ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп.

6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Однако в случае если аванс сотруднику не выдавался, данное правило неприменимо.

Датой получения дохода в виде подлежащих налогообложению сумм возмещения командировочных расходов признается день фактической выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержание суммы НДФЛ должно производиться непосредственно из доходов при их фактической выплате (п.

4 ст. 226 НК РФ), а перечисление удержанной суммы налога — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому если в описанной ситуации оформить авансовый отчет, могут возникнуть сложности при определении даты получения дохода и, соответственно, даты перечисления налога в бюджет. Поэтому со стороны налоговых органов могут возникнуть претензии.

Также следует помнить, что по общему правилу выплата суточных является обязанностью работодателя, предусмотренной законом. Положением о командировках установлено только одно исключение, позволяющее работодателю не выплачивать суточные: при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз.

4 п. 11 положения). За невыплату, неполную выплату суточных в установленный срок предусмотрена административная ответственность согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, которая влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. на юридических лиц — от 30 до 50 тыс.рублей.
  2. на ИП — от 1 до 5 тыс. рублей;
  3. на должностных лиц в размере от 10 до 20 тыс. рублей;

Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет — документ, с которым сталкивается каждый командированный. Отвечаем на самые частые вопросы о его заполнении.

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой.

Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.

Организация может использовать стандартную форму авансового отчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), или разработать свой вид документа с соблюдением необходимых реквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнение унифицированной формы АО-1. Стандартный отчет состоит из двух страниц — лицевой и оборотной.

На лицевой стороне указывают:

  1. реквизиты организации;
  2. номер документа;
  3. сумму аванса и расходов;
  4. остаток или перерасход.
  5. сведения о командированном (ФИО, должность, подразделение);

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию. Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты. Верхняя часть лицевой стороны отчета: У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) — о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании.

Этот квиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остается у командированного. На оборотной стороне находится таблица, в которой отмечают:

  1. наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
  2. сумму выданного аванса,
  3. номера счетов и субсчетов, по которым проводятся расходы.
  4. сумму потраченных средств,

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д.

Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице.

Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету. Авансовый отчет распечатывают в одном экземпляре.

Командированный должен поставить свою подпись на оборотной стороне отчета под таблицей — это его называют «подотчетным лицом». Отчет после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер, а затем документ утверждает руководитель компании (подпись вверху страницы).

Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс куплены онлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать. При покупке на Туту оплату подтверждают два документа — электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД). Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечатать договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении, электронный чек, а также приложить служебную записку об использовании каршеринга.

Подробнее мы писали . В случае с самолетом распечатка электронного билета не годится — нужно обязательно получить посадочный талон на стойке регистрации и потом приложить «корешок» талона к отчету. Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. Если сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск или на больничный, то отчет он сдает в течение 3 рабочих дней после выхода из отпуска или с больничного.

Если командированный нарушил сроки сдачи отчета или не вернул остаток аванса, работодатель имеет право считать выданные средства задолженностью () и по завершении месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был сдать отчет.

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчет необходимо оформить и вписать туда понесенные расходы. Подробный порядок описан . Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки. Авансовый отчет можно оформить не только в бумажном, но и в электронном виде.

Об этом мы расскажем в другой статье. * Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Командировка не состоялась из‑за коронавируса.

Как учесть расходы?

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 45 Елена Галичевская 5 июня 2020 Компания отправляет работника в командировку: куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы. Но пандемия COVID-19 меняет планы, и поездка срывается.

Рассказываем, как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно.

При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя. Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов. Приказ об отмене составляйте в произвольной форме.

Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

  1. реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
  2. причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
  3. порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Скачать Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его.

Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

  1. попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.
  2. отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно. Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п.

1, пп. 5 п. 7 ст. НК РФ). Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату.

Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход.

Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. , п. 1 ч. 2 ст. НК РФ). НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны.

Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. , п. 1 ст. НК РФ). Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф.

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России , ). Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф.

Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф.

Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания. Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки.

Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п.

Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных. Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина , Минтруда России ).

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.