Как правильно прошить и опечатать копию документа

Как правильно прошить и опечатать копию документа

Как сшивать документы


Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают.

Это занятие требует аккуратности и внимательности.

и что для этого нужно — расскажем в нашей статье. Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  2. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  3. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. накладные;
  2. другие документы.
  3. приказы личного и общего состава;
  4. путевые листы;
  5. счета — фактуры;
  6. акты выполненных работ;
  7. кассовая книга;
  8. ведомости по заработной плате;
  9. штатное расписание;
  10. авансовые отчеты;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами.

Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг. Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы.

Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.

Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений. Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется.

Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать. Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация.

Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Есть следующие способы сшивания документов:

  1. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  2. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  3. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  4. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  2. канцелярский клей;
  3. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  4. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  5. ножницы.
  6. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него.

На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.
Подготовка документации состоит из:

  1. нумерации;
  2. сшивания документации в одну папку;
  3. систематизации документов;
  4. оформления обложки документа.
  5. заполнения описи;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет.

Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках. Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста.

Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается.

В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя.

Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание. Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  2. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  3. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  4. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  5. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  6. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет.

Первые 14 дней работы — бесплатно.

Как правильно прошить договор для казначейства

»

  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса.

Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток.

Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности.

При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой. Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.
Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. бухгалтерские;
  2. архивные;
  3. на проверку.
  4. кадровые;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе. Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  2. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  3. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2.

Комплектация. Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  2. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  3. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  4. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  5. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  6. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  7. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

4. Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. дату подшивки и срок хранения;
  2. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  3. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  4. организацию и название документа;

Обратите внимание!Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.ВниманиеДокумент необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. кассовая книга;
  2. ведомости.
  3. акты выполненных работ;
  4. отчеты (например, авансовый отчет);
  5. приказы (как общие, так и личные);
  6. штатное расписание;
  7. счет-фактуры;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.— как сшивать дела перед сдачей в архив:Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».

  1. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  2. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г.

    N ММВ-7-6/25.

  3. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  4. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  5. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  6. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  7. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  8. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью).Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя).ИнфоПравильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  1. Заявление на регистрацию ИП.
  2. Копия паспорта.
  3. Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
  4. Квитанция на оплату госпошлины.

Предлагаем ознакомиться: Договор аренды автомобиля с экипажем налогообложение При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А.Лист Б сшивать не нужно.ВажноЭтот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты. Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов.Документы сшивают для обеспечения их целостности.Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.Нормативные акты, регулирующие прошивание документов На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Если просто «собственность», то посмотрите на оборот: Если ничего такого не найдете, то права преимущественной покупки не будет.Если найдете долевую, я вам отдельно рассскажу про преимущественное право.Если участки и домовладения являются не совместной долевой , а разделенной собственностью, то согласно Гражданскому Кодексу: Недвижимые и движимые вещи 1.

  1. Договор, составленный нотариусом. В таком случае нотариусом взимается государственная пошлина. Пошлина устанавливается в следующем размере в зависимости от стоимости объекта и суммы, которая будет указана в договоре:
  2. Простая письменная форма в виде документа, подписанного сторонами и содержащего соглашения по всем существенным условиям. Если договор купли-продажи квартиры содержит больше одного листа, то он должен быть прошит и скреплен подписями.

Важно Какие не подходят Не советую использовать синтетические или шерстяные нитки.

  1. Судебный штраф по уголовному делу
  2. Лексашов виктор иванович

Коста-гарант ничего вам не гарантирует. Черт дёрнул обратиться за помощью к русским. Проживаю в Норвегии и слюной здесь брызжу, что Россия изменилась.Россия, наверно, изменилась, но уровень россиян, открывших бизнес за рубежом, в частности в Испании, остался на уровне беспредельных х.

Посмотрев квартиры вместе с агентом Обсуждение Ну я думаю тут не столько в соотечественниках дело.Вы же сами пошли на изменение обычной схемы покупки недвижимости, так как боялись потерь из-за отказа банка в кредитовании. Как узнать, зарегистрирован ли ваш договор купли — продажи Предположим, вы уже заложили деньги в ячейку, подписали договор купли-продажи недвижимости и сдали его на регистрацию.А дальше — в неведении ждать окончания официального срока государственной регистрации.Выданы ли они, может там приостановка регистрации или еще что-то.

Для этого вам понадобятся только данные из расписки О выпуске «Модуль 1C: Управление продажами недвижимости для 1С: ERP» — совместного специализированного решения предназначен для автоматизации управленческого Обсуждение Могу ошибаться, мы всегда сдаем через регистраторов договоры на регистрацию, но по-моему в Москве нельзя подать на регистрацию самим, через МФЦ, договор купли-продажи на объект находящийся в МО.Предлагаем ознакомиться: Расторгнуть договор страхования с банкомЭто можно сделать в любой подмосковной регпалате.

Для этого вам понадобятся только данные из расписки О выпуске

«Модуль 1C: Управление продажами недвижимости для 1С: ERP»

— совместного специализированного решения предназначен для автоматизации управленческого Обсуждение Могу ошибаться, мы всегда сдаем через регистраторов договоры на регистрацию, но по-моему в Москве нельзя подать на регистрацию самим, через МФЦ, договор купли-продажи на объект находящийся в МО.Предлагаем ознакомиться: Расторгнуть договор страхования с банкомЭто можно сделать в любой подмосковной регпалате. Или возьмите компанию регистратора, они вам сделают и договор и приедут заберут договор и нужные документы и сдадут все на регистрацию и Вам в готовом виде все вернут.

Стоит услуга порядка 20 тысяч рублей.Мы пользуемся Прайм-Сервисом, я им очень довольна.

Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить.Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.Как открыть шиномонтаж — от документов до подсчетов окупаемости. Приняли на работу, но с испытательным сроком?

Узнайте, как правильно составить договор с работодателем.Внизу каждой страницы надо поставить подпись продавца и покупателя.В случае, ЕСЛИ страницы договора купли-продажи квартиры прошиты, то продавец и покупатель подписывают только последнюю страницу и место прошивки договора.Юридическое сопровождение сделок с недвижимостью Подготовка договора 2000 р Подготовка всех документов Регистрация сделки Эта страница для тех, кто собирается оформлять и регистрировать сделку с городской/загородной недвижимостью в простой письменной форме. Термин «Простая письменная форма» (ППФ) означает, что сделка проводится не через нотариуса.

Лист должен полностью закрывать узел и частично концы нити. А оставшиеся 1-2 см. нитей должны находиться вне наклейки.

  1. На лист с сопроводительной надписью ставится печать организации, оттиск которой должен захватывать и его и часть тыльной стороны документа, который был скреплен наклейкой. Это позволит избежать возможности вскрытия сшитого документы и подмены листов.

Как правильно прошить документы нитками — фотоЕсли пачка документов не слишком толстая (до 5 листов), то отверстия в листах можно аккуратно проделывать и самой иголкой для прошивания.

При этом важно сохранить документ в хорошем состоянии, без помятостей.

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  1. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  2. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  3. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  4. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Как и другая работа с подотчетными бумагами, она включает в себя определенные правила и требования, поэтому многие задумываются над тем, как прошить документы нитками.

Ниже написано о стандартах прошивания и необходимых при этом инструментах. Прошить договор можно несколькими способами:

  1. дыроколом и нитками;
  2. шилом и нитками.

В зависимости от того, какой вариант вы выбрали, вам необходимо подготовить:

  1. шило;
  2. клей для бумаги.
  3. дырокол;
  4. скрепку;
  5. нитки (70 см);
  6. толстую иголку;

Порядок действий

  • Затем с левой стороны сделать отверстия:
  • Аккуратно скрепить документ (можно воспользоваться скрепкой), чтобы в ходе работы не сдвинулись листы.
  • Сначала необходимо проверить договор (нет ли ошибок, опечаток, правильно ли выставлены страницы).

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

Обратите внимание!Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.

В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.

3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.

4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.

5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.

6.

Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание!Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8. Ставим печать и подпись.Важно!Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле.
8. Ставим печать и подпись.Важно!Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле.

Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.[/su_box] На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ( ) лист »

.

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке.То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило.

Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2021 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см.

фото/видео выше)Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы.

Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

  • Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2021 году);
  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
  • Инструкции по документированию Центробанка России;

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать.Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др.

Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков.

Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей.

Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей.

Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально.

Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий.

Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз.

Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов.

В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.( 1 оценка, среднее 4 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

» » » »

Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. приказы (как общие, так и личные);
  2. кассовая книга;
  3. счет-фактуры;
  4. штатное расписание;
  5. акты выполненных работ;
  6. отчеты (например, авансовый отчет);
  7. ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке. Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  2. Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  2. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  3. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  • В крайний прокол с тыльной стороны
  • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  • И соединяем концы нитки
  • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  • Остается завязать нитку узлом
  • Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки: Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты. В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  2. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  3. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  4. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  5. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  6. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  7. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить.

Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью).

Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — .

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить.

Рассмотрим самые распространенные из них:

  1. допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
  2. не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя.

Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, и в каких случаях применяется такое сокращение.

В возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.