Как закрыть журнал учета приказов неиспользованные номера

Как закрыть журнал учета приказов неиспользованные номера

Как закрыть журнал учета приказов неиспользованные номера


Последние изменения: Январь 2020Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  2. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  3. оплата труда, доплаты и премирование;
  4. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  5. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. дисциплинарные взыскания.
  2. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  3. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  2. сокращение численности.
  3. утверждения обновления штатного расписания;
  4. назначения работников на руководящие посты;

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  2. на последнем листе;
  3. на титульной странице;

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов.

Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • Название распорядительного документа.
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • приём или увольнение;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • назначение совмещения.
  • Номер, присваиваемый в момент издания.

    Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.

  • отпуска;
  • перевод на другую должность;
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.Бесплатный вопрос юристуНуждаетесь в консультации?

Задайте вопрос прямо на сайте.

Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:© 2020 zakon-dostupno.ruИсточник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как закрыть книгу регистрации приказов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.Форма и порядок ведения книги регистрации приказов на законодательном уровне не установлены.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно утвердить соответствующий порядок ведения книги в локальном акте (прописав в нем, в том числе, порядок внесения исправлений в книгу).А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью.В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.). При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах.

Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок.

Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. на последнем листе;
  2. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  3. на титульной странице;

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю.А.В. Дежнева 13 октября 2008 года принята в организацию на должность кассира.

При заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в наименовании должности Дежневой.Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ.

Для той же цели используется нумерация.Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации.
В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа.

Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.Что это означает на практике?

Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия.

С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.За отсутствие журнала регистрации приказов по кадровому составу (по основной деятельности, по личному составу, на отпуск) ответственности нет. Обязанность работодателя вести такие журналы не установлена ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом.Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  1. о дисциплинарных взысканиях;
  2. дежурствах;
  3. учебных отпусках;
  4. ежегодных оплачиваемых отпусках;
  5. краткосрочных командировках по России и за рубеж.

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.

Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые?Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. Удобнее всего приобрести журнал, пронумеровать его листы, прошить, оформить заверительную надпись, подписанную ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью (показана в Примере 1).Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых).

Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.Здесь многое зависит от конкретной системы электронного документооборота, которую использует организация, а так же от приобретенного функционала.

Возможно, сделать в учетных формах итоговую запись вообще нельзя. А может быть, система сама автоматически закрыла все журналы в 00:00 1 января.С новым годом, дорогие мои читатели!

Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего года. Традиционно первое, что можно и нужно сделать в первые же рабочие дни — это закрыть прошлогодние учетные формы.

В этой статье рассмотрим закрытие журналов регистрации документов со всех сторон: какие бывают журналы, и как именно их закрывать в зависимости от вида.Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов — от двух до двадцати пяти и даже более.

Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.Ошибочные данные в книге регистрации не рекомендуется зачеркивать. Если в Вашей книге регистрации есть графа «Примечания», то в этой графе рядом с некорректной записью можно сделать запись об исправлении допущенной ошибки.Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Необходимо согласие на обработку персональных данных. Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:.Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации.

Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации.

Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.

  1. Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Законодательством не урегулирован вопрос об исправлении записей в книге регистрации приказов. В этой связи можно воспользоваться по аналогии правилами исправления неверных сведений в трудовой книжке.Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.Источник: https://omorashi.ru/licenzii/19150-kak-zakryt-knigu-registracii-prikazov.htmlЦифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно… Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле… Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.Структура документа По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:

  1. Дата. Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.
  2. Номер приказа. Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.
  3. Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.
  4. Основание.
  5. Номер по порядку. Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.
  6. ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
  7. Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров.

Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.ВниманиеСпециалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения.

Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.

Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления.

Разработайте код для каждого отдела или управления.

Это может быть литера или цифра. Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании. Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно.По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация. Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  • Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  • Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок.Закрытие журналов подразумевает составление итоговой записи и отправку документа на хранение. Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.Закрытие бумажных журналов В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись.

Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора. Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов. Можно развернутую: Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.Источник: https://1privilege.ru/kak-zakryt-knigu-registratsii-prikazov/2ann.ruЮридические ответы на жилищные вопросыНужна бесплатная консультация юриста?Москва и московская область8(499)110-74-89› ДокументыВсе приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе.

В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения.

Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламСоветуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
  • С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет.

    Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    1. когда человек был принят на работу;
    2. привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    3. переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
    4. дату и причину прекращения трудовых отношений.

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности.

    Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    1. заработной плате;
    2. командировке;
    3. отпуске, декрете;
    4. совмещении сотрудника;
    5. совместительстве сотрудника;
    6. награждении;
    7. увольнении сотрудника;
    8. о приеме сотрудника на работу;
    9. изменении Ф. И. О. работника.
    10. переводе сотрудника на другую должность;

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать.

    Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    1. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
    2. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    3. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    1. наличие заголовка документа;
    2. наличие подписи руководителя работодателя;
    3. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    4. наличие текста приказа;
    5. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
    6. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания.

    Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога.

    Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует.
    В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    1. могут быть и другие графы.
    2. присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    3. краткое содержание распорядительного документа;
    4. примечание;
    5. номер по порядку очередной записи;
    6. кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    7. подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
    8. дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.htmlКаждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.
    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.htmlКаждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом.

    Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

    1. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.
    2. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;

    На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

    Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

    В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

    1. список лиц, ответственных за ведение Книги;
    2. титулка;
    3. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

    На титульном листе документа указываются следующие сведения:

    • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
    • дата заведения отчетной тетради;
    • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
    • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);

    Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

    1. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
    2. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
    3. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

    Все страницы книги нумеруются и сшиваются.

    Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

    Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел.

    Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

    • порядковый номер подписанного документа;
    • дата подписания и регистрации Приказа;
    • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
    • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
    • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

    Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

    Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.Пример применения буквенного шифра:

    1. КМ – оформление командировок;
    2. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
    3. О – предоставление любого из видов отпуска.
    4. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
    5. ЛС – распорядительные документы по личному составу;

    Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов.

    На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным.

    Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора.

    Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде.

    Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата.

    Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя.

    По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года.

    Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.ПриложениеОбразец заполнения журнала учета приказов по личному составуИсточник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov Выдача и замена водительских удостоверений Физические лица, заинтересованные в получении водительского удостоверения после прохождения Тарифы за услуги ЖКХ проиндексируют в России с 1 июля МОСКВА, 1 июля.

    /ТАСС/. Регистрация дома в СНТ и дачном участке в 2020 году: оформление строений Последние изменения: Как оформить жилье в собственность 7 апреля 2016 в 12:02 Как оформить жилье в Новая форма по КНД 1151111 за 3 квартал 2020 года : бланк и образец Льготы многодетным семьям в Нижегородской области в 2020 году Федеральные и региональные льготы многодетным

    Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

    Существует три способа регистрации документов:

    1. простейший — в журналах;
    2. более совершенный — с помощью картотеки;
    3. наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

    Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

    Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать. Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица.

    Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

    1. регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
    2. облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
    3. организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
    4. наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
    1. Журнал регистрации трудовых договоров.

    Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

    1. Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
    2. Журнал регистрации личных карточек.
    3. Журналы регистрации приказов (распоряжений).

    Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

    Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов). Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

    При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с». Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

    Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

    1. Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

    На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

    Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

    Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

    1. сверхурочные работы;
    2. предоставленные работникам отгулы и т.д.
    3. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;

    В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом. Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

    1. об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
    2. о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.
    3. об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;

    Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

    Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей. Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

    Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

    Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

    Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов.

    Форма может быть, например, такой: Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

    Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

    Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

    В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись.

    Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице. Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов: 1.

    Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись.

    В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу: 2.

    Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

    Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет.