Образец сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов

Образец сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов

Как написать ответ на требование налоговой?


Ответить на требование налоговой инспекции о представлении документов (пояснений) необходимо в установленный срок. Как правило, срок исполнения требования указан в тексте самого документа. А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования?

Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем. Ваша компания получила требование о представлении документов или пояснений в ходе проведения, например, камеральной проверки.

Как правильно реагировать и отвечать на это требование – об этом пойдет речь в моей статье.Сразу обращаю ваше внимание на то, что такой документ, как «требование», он не может быть произвольным, написанным «как попало» – это документ, форма которого утверждена приказом .Итак, требование может быть о представлении документов (информации) и о представлении пояснения (мы сейчас не рассматриваем требование об уплате налога). И в каждом виде требования должно быть указано: – основание для выставления требования; – если требование о представлении пояснений, то обязательно указывается причина выставления данного требования. То есть, прочитав данное требование, компания или ИП должны понимать, что от них требуется; – если требование о представлении документов (информации), тогда обязательно указываются: какие документы и за какой период они нужны; – срок исполнения требования.Перейдем сразу к примеру, чтобы было понятно, какие действия надо совершить при получении требования.Компания получила требование о представлении документов в отношении проводимой налоговой проверки контрагента.

Согласно требования, следует представить: 1.

Договоры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017; 2. Акты за период с 01.01.2015 по 31.12.2017; 3. Счета-фактуры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017.Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации.

Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.Самое главное в этом случае – дать ответ в установленный срок. Если у вас не хватает времени (как в нашем примере) для подготовки всего пакета документов, то вы можете собрать частично из списка документы, сделать с них копии и написать сопроводительное письмо.Само сопроводительное письмо будет являться ответом на требование. Допустим, компания смогла найти и подготовить только акты и договоры, а счета-фактуры нет.

Как мы напишем сопроводительное письмо?Как мы видим из письма (это пример), мы частично подготовили уже документы и сдаем их, а на вторую часть просим продлить срок представления документов. Мы вправе объединить наши действия в одном сопроводительном письме (оно служит ответом на требование).На практике я часто сталкивалась с тем, что приходя в кабинет инспектора, можно увидеть огромные коробки в узких проходах между их столами. Как рассказывают работники инспекции, это могут быть документы, которые компания принесла в ответ на требование.То есть, вы понимаете, что компания «перегнула» палку – принести несколько коробок бумаги, которую перебрать просто нереально… Достаточно все оформлять реестром.

Например, у вас тысячи накладных и счетов-фактур только за один год, а надо за три года.Советую в сопроводительном письме написать и уточнить, что вы представляете не конкретно поштучно сами накладные в адрес покупателя, а реестр выписанных счетов-фактур и накладных. Для того, чтобы инспектор мог увидеть воочию сам документ, приложите копии пары документов из каждого года.Главное – отразить информацию в сопроводительном письме по каждому документу.

И можно спросить – за какой месяц или какую дату лучше всего предоставить дополнительно документ, потому что из-за большого объема документации, не представляется возможным физическая доставка документов.И уже, когда вы принесете документы к инспектору, спросите у него лично – как ему лучше, может он проверить определенную сделку и все. Инспекторы тоже люди и не автоматы, они «пугаются», когда видят, что им несут «контейнеры» бумаг.В ответе на требование советую внизу слева указать исполнителя и его телефон, чтобы инспектор мог оперативно связаться с тем бухгалтером, который работал по этому требованию.Если вам так будет удобно, конечно. Я так всегда делала, что было очень удобно.Итог – запомните, ответить на требование или собрать документы (информацию) надо в тот срок, который указан в самом требовании.

И если вы не успеваете собрать документы, не переживайте, это не конец света, вы просто успейте в установленный срок написать ответ на требование – в котором просите продлить срок представления документов (информации) по причине большого объема документации.Не упустите никакой документ.

Например, в требовании указано 6 видов документов, три из которых вы подготовили, на два из которых вы просите дать вам время, а про один забыли – проверьте, упомянули ли вы все виды документов в своем ответе на требование или нет. Это важно, чтобы потом вы не забыли про этот вид документа.Сопроводительное письмо (ответ на требование) распечатать надо в трех экземплярах (если вы несете документы вручную). Почему три? Возможно, что у вас достаточно будет двух, но в моей практике, в кабинетах налоговой «оседает» два документа, а третий с отметкой о принятии идет мне.Не забывайте брать свой экземпляр с отметкой о принятии.

На отметке будет стоять дата приема документов (ответа на требование) и ФИО инспектора, его подпись. В том случае, если в будущем у вас попросят повторно предоставить документы, вы всегда сможете поднять ваш «сопровод», сделать с него копию и написать – что такой-то документ был уже ранее подан такого-то числа.Есть два срока – пять дней и десять дней.10 дней – в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки.5 дней – если идет проверка в отношении вашей компании или ИП. Основание – пункт 5 статьи 93.1 НК РФ.Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях.

При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем. — налоговый сервис : Теги:

  1. , налоговый консультант, главный бухгалтер, автор .

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. 5 января 2020 Автор: Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. ;
  2. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  3. к документации в налоговую инспекцию;
  4. к исполнительной документации;
  5. к кадровой документации.
  6. к коммерческому предложению;
  7. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  8. к акту сверки;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.

Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Переписка организаций регулируется .

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Содержание.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Лицо, подтверждающее достоверность.
  • Номер и дата обращения.
  • Контакты.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами.

Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать.
№… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать.

Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел. Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  2. прошу информировать установленным порядком.
  3. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  4. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  5. прошу подписать и возвратить в срок;
  6. прошу подтвердить получение;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах. Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных. Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках. Об авторе статьи Камалова Марина Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе. Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе.

15 октября 2020 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме.

Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации.

14 января 2020 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2020 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина. Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой.

Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке. 1 февраля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Copyright: фотобанк Лори В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы.

Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по.

К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.

Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены.

Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.

выполняет следующие задачи:

  1. упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
  2. позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
  3. позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
  4. облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;
  5. определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;

Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой.

Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:

  1. при проведении ;
  2. при проведении ;
  3. в процессе проведения .

Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.

Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе. Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

  1. первичную налоговую декларацию (без приложений);
  2. жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);
  3. экземпляры исковых заявлений.

Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.

не имеет строго унифицированной формы.

Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.
Отправитель должен учитывать такие моменты:

  1. в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).
  2. в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);
  3. текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.
  4. при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;
  5. письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;

Реквизиты, которые необходимо указать в письме:

  1. перечень приложенных документов;
  2. обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);
  3. должность и Ф.И.О.

    лица, составившего письмо;

  4. подпись ответственного лица.
  5. полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;
  6. наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;
  7. номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);
  1. Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).
  2. В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.

  3. Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.
  4. В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.

  5. В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.

  6. В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.

Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    , ,

Налоговые проверки | 10:30 19 апреля 2018 Налоговые проверки | 14:01 28 октября 2020 Налоговые проверки | 11:20 11 мая 2017 Налоговые проверки Налоговые проверки | 13:56 31 января 2020 Налоговые проверки | 10:30 20 ноября 2018 Экологические платежи Бухгалтерский учет Кадровое делопроизводство Налоги и взносы | 13:34 20 марта 2020 Налоги и взносы | 14:30 23 апреля 2020 Кадровое делопроизводство Первичные документы Налоги и взносы | 16:15 24 сентября 2020 Первичные документы Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ПФР Отпуск НДФЛ Экономика и бизнес Бухгалтерский учет | 10:17 9 июня 2021 Налоговые проверки Выплаты персоналу Декретный отпуск Регистрация налогоплательщиков Кадровое делопроизводство Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Страховые взносы ПФР Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк

› На чтение16 мин. Просмотров1488 Обновлено 28.01.2021 Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

  1. Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
  2. В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
  3. Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует.

Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи. Данное письмо составляется в произвольной форме , однако нужно учесть некоторые моменты:

  1. В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
  2. Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
  3. Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  4. В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
  5. Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов.

Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух.

При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные , чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам. *Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей. Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  2. описываются передаваемые бумаги;
  3. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  4. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  2. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  3. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  1. данные адресата;
  2. заключительная часть;
  3. опись передаваемых бумаг;
  4. должность и Ф.И.О.

    подписанта и сама подпись;

  5. информация об исполнителе.
  6. обращение и вводная часть;
  7. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  8. реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации.

Она не является обязательным требованием.

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1.

Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…».

Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть.

Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: Шаг 4.

Составить опись. В ней указываем:

  1. количество листов;
  2. номер бумаги по порядку в перечне;
  3. количество экземпляров;
  4. ее наименование и реквизиты;
  5. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.

Шаг 5. Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. подписать и возвратить отправителю;
  2. рассмотреть в установленном порядке.
  3. приобщить к материалам дела;

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа.

Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями. ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ООО «Идеальный контрагент» № 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов. В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх.

№ 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос.

На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.

В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления.

Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос. Например

«Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.»

.

Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты. В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель.

Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии. При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя. Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.

Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса. Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель. Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки.

Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ». Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов.

Например

«Направляем 12 копий личных дел работников завода «Сопелки»

.

После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И.

Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д. Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется». Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом.

Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату. Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права.

Имеет опыт в экспертизе документов. Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику. Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.

Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции. Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата.

Например

«Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2021 года»

. Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя.

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  2. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  3. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  4. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  5. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. передаваемые на бумаге.
  2. электронные;
  3. написанные вручную;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. верхнюю часть с реквизитами организации;
  2. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  3. поле для текста письма и приложений;
  4. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  5. поле с исходящим номером и датой;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  • Документ 3.
  • Документ 1.
  • Документ 2.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  2. основная часть;
  3. обращение к получателю;
  4. перечень приложений;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • О подготовке годового отчета.
  • Предоставление статистических данных.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю. Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем. Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.

Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  1. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  2. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.

Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор. Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Каждая организация принимает свои правила хранения документов. Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы. Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета. Скачать пустой бланк Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке.

Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к документации в налоговую инспекцию;
  2. к кадровой документации.
  3. к исполнительной документации;
  4. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  5. к договору на подпись;
  6. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  7. к акту сверки;
  8. к коммерческому предложению;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Мнение эксперта Михайлов Игорь Константинович Консультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Автор статьи Консультант в области права с 10-летним стажем.

Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов. Отличная статья 0

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Хотя сегодня предпочтение отдается электронным документам, многие по-прежнему используют бумажные.

В любом случае понадобится составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов.

13 января 2020 Автор: Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

  • Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы .».
  • Составленными на его основе «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота .» (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота). Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов. Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет. В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже. Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:
    1. ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
    2. сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
    3. опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).
  • , налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

    Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

    Упрощённо их можно представить так:

    1. дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
    2. приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
    3. подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);
    4. реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
    5. сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).
    6. содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по . ____ за 2020 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
    7. реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);

    Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

    В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами (п.

    2.4. Приложения № 1 к пр. ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]):

    1. обращение;
    2. подтверждение даты отправки;
    3. уведомление об отказе в приеме;
    4. запрос;
    5. квитанция о приеме;
    6. рассылка.
    7. ответ на запрос;
    8. письмо налогового органа;
    9. информационное сообщение о представительстве;

    А также технологическими электронными сообщениями:

    1. сообщение об ошибке.
    2. извещение о получении;

    Электронный документ — это документ, представленный в цифровой форме, в соответствии с требованиями формата для такого вида (ч. 1 вышеупомянутых Методических рекомендаций). Так как их много, то у каждого есть форма, утвержденная соответствующим приказом ФНС РФ.

    При цифровой коммуникации очень важными для сторон являются, в том числе, документы, подтверждающие дату отправки и дату приема бумаг. Они формируются оператором электронного документооборота или ФНС и отправляются корреспонденту после регистрации факта отправки или приемки по ТКС.

    Об авторе статьи Эсаат Ф. Самединов Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: НДФЛ с матпомощи — это 13% с выданной суммы.

    Но в некоторых случаях налог платить не надо, а в некоторых за налоговую базу принимают только часть денег.

    Выплаты нужно отразить в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. 23 сентября 2020 Берутся ли алименты с материальной помощи — это зависит от причины, по которой назначают денежную компенсацию. С дополнительного дохода отчисления берутся, а с целевой выплаты — нет.

    19 ноября 2020 Отправляя важную документацию, нужно приложить сопроводительное письмо.

    Разберемся как его составить для передачи акта сверки.