Порядок хранения личных дел уволенных сотрудников

Порядок хранения личных дел уволенных сотрудников

Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников


/ / / Обновлено 10.03.2020 Автор статьи: Рецензент: 2020-08-23T18:15:17+03:00 Согласно действующему законодательству личные дела уволенных сотрудников порядок формирования следующий: обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации. — 50 лет.

  1. ст. 13.11 КоАП РФ;
  2. 14 КоАП РФ;
  3. п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ;
  4. ст. 137 УК РФ;
  5. ст. 192 ТК РФ;
  6. ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ
  7. 140 УК РФ;
  8. Указ президента РФ от 30.05.2005 № 609
  9. подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
  10. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
  11. приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558;

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  • В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.
  • Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  • Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  • Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним — приказ об увольнении сотрудника.

Это тоже важно знать:Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках.

К ним относятся такие документы:

  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  • заполненная анкета (если это предусмотрено);
  • Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
  • данные медосмотра;
  • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
  • копия приказа о приеме;
  • различные квалификационные удостоверения;
  • заявление на увольнение;
  • свидетельство о смерти сотрудника.
  • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
  • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
  • акты о прохождении аттестации;
  • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
  • Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  • заявление о трудоустройстве;
  • заключенный трудовой договор и т.д.
  • резюме;
  • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
  • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
  • заявления на отпуск;
  • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
  • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
  • должностная инструкция;
  • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
  • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  • Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем.

    Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:

    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.
  • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
  • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
  • водительские права;
  • данные очередных медосмотров;
  • документы об образовании и квалификации;
  • копия приказа об увольнении;

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон. Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета.

Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника.

Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Это тоже важно знать:На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  1. ключевые специалисты;
  2. кадровый резерв и др.
  3. сотрудники, несущие материальную ответственность;
  4. заместители руководителей разных уровней;
  5. руководящее звено;

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п. Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т.

д. Под ведением понимается:

  1. своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  2. закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
  3. выдача материалов дела, заверение копий;
  4. Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
  5. периодическая проверка состояния дел;
  6. ведение внутренней описи;
  7. приобщение поступающих материалов и их изъятие;

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации.

Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Доступ третьих лиц к личной информации запрещен и классифицируется как нарушения законодательства РФ. Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут! Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

  1. административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
  2. дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 и ст. 192 ТК РФ);
  3. уголовная (ст. 137 и ).
  4. материальная (п. 7 ч. 1 ТК РФ);

Согласно ч.2 ст.

13.11 КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р.

(для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц). Личное дело закрывается в день увольнения человека.

После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  1. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  2. проверить наличие всех документов;
  3. проверить хронологию бумаг в папке;

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись.

После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Это тоже важно знать:Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел).

В данный список, как правило, включаются:

  1. другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
  2. руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  3. руководитель и работники юридической службы;
  4. руководитель и работники отдела кадров;
  5. руководитель организации и его штатные заместители;
  6. сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения. В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т.

д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД. Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище.

Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию.

Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. сколько хранить личные дела уволенных сотрудников? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда.

Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  • Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
  • Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
  • Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
  • Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Это тоже важно знать:Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

  1. СНИЛС, ИНН;
  2. военный билет;
  3. диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
  4. трудовая книжка.
  5. паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);

Также в дело вкладываются:

  1. справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
  2. фотографии трудящегося.
  3. персональное заявление специалиста о приеме на работу;
  4. автобиография, трудовой договор;
  5. документация о прошедшей аттестации;

При необходимости список подлежит корректировке. Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке.

Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

  1. Учетный номер;
  2. Отметка о снятии с учета предприятия.
  3. Дата постановки на учет;
  4. Имя, фамилия и отчество работника;

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации.

В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

  1. Непосредственная фиксация информации.
  2. Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
  3. Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
  4. Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут! Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: Это тоже важно знать:Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное.

Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

В данном случае дела уволенных сотрудников должны храниться 75 лет.

При этом личные дела руководителей должны храниться постоянно. Для того, чтобы выполнить архивирование личных дел в электронном виде, необходимо оцифровать все документы, составляющие эти дела. Для этого выполняется сканирование.

Причем, предварительно проводится обработка, назначается ряд настроек для того, чтобы документы, подлежащие архивированию, направлялись непосредственно в папки хранения. Это поможет значительно сократить время работы. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают.

При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри.

Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

При увольнении сотрудника следует соблюдать некоторые правила:

  1. дело закрывается в день расторжения трудовых отношений;
  2. папка сдается в архив не позднее 3-х лет после даты ее завершения;
  3. кадровик несет ответственность за хранение персональной информации.

Хранить кадровую документацию следует в помещении, недоступном для посторонних лиц.

Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф (металлический шкаф).

Если у бывшего сотрудника возникнет необходимость отправить запрос на предприятие о предоставлении документов, но компания от них уже избавилась, то это свидетельствует о нарушении закона об архивном деле и влечет наказание по ст. 13.20 КоАП РФ в размере штрафа до 500 рублей. Подпишитесь на свежие новостиEmail * Важно знать!

Подпишитесь на свежие новостиEmail * Важно знать!

  1. Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  2. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  3. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты! Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  1. Профессионально
  2. Анонимно

Поставьте оценку:

5,00 6578 просмотров Практические рекомендацииПрием на работу и увольнение

Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

20.12.2019 Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников.

Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке.

При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.СОДЕРЖАНИЕ:Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника.

Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии и .По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с , Указы Президента РФ , .Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.Последние документ, который попадают в личное дело связаны с расторжением трудового договора — это заявление сотрудника, приказ об увольнении, на основании которого прекращается с сотрудником трудовые отношения, а также другие документы, состав которых зависит от оснований.До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом).

Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

  • Прошить дело и опломбировать.
  • Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
  • По истечении указанного срока сдать в архив.
  • Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
  • Закрыть опись.
  • Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
  • Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора.

После этого личное дело закрывается.Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

  1. 75 лет — если они заведены до 01.01.2003;
  2. 50 лет — если они заведены после 01.01.2003.

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц.

В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается.

Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться.

Это дополнительно повысит сохранность документации.Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам.

В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив.

Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа.

Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.

Что еще почитать 06.12.2019 20.12.2019 26.12.2019

Как поступать с личным делом уволенного сотрудника: ведение, закрытие, срок хранения

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в . У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом. Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

Порядок формирования и хранения документации определяется локальными актами организации и законодательством РФ.В отделе кадров находятся только папки работающих сотрудников. После увольнения человека его дело закрывается, но остается на хранении в организации в специально отведенном месте. Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок.

В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения. После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

  1. порчи;
  2. доступа к ним третьих лиц;
  3. хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив.

Оставлять его в отделе кадров не допускается. Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее. Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе.

Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

  1. металлических шкафах;
  2. сейфах.
  3. отдельных запирающихся комнатах;

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации. Уполномоченные сотрудники вправе:

  1. обрабатывать и анализировать данные;
  2. требовать извещения лиц об изменениях сведений;
  3. привлекать для защиты сведений официальных лиц;
  4. изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
  5. заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
  6. обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.

Сотрудники организации должны дать письменное согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета.

Без этого контролирующие органы могут решить, что нарушается порядок работы с персональными данными.Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 . По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам. Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы.

После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.

, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности. Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию.

После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:

  1. день заведения дела;
  2. Ф. И. О. работника;
  3. число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
  4. период хранения папки.
  5. структурное подразделение;
  6. дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
  7. порядковый номер;
  8. наименование предприятия;

В течение трудового периода гражданина формируется полный состав дела.

Правила его оформления обозначены в . Документы в папку подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления.

Каждый лист дела нумеруется, 1 том содержит до 250 листов.

При превышении обозначенного количества страниц заводится новый том.Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

После заполнения титульного листа к делу прикрепляется документация, связанная с трудовой деятельностью человека.

В папке могут содержаться оригиналы и копии бумаг, которые следует систематизировать для удобства поиска.

Информация о работнике группируется в хронологическом порядке, в основной перечень документации входят:

  1. копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.
  2. справки о судимости, прекращении дела;
  3. заявление о приеме на должность;
  4. анкета, резюме;
  5. копия приказа о принятии на работу;
  6. характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
  7. трудовое соглашение;
  8. медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;

По ходу трудовой деятельности формируется дополнительная группа бумаг, в которую могут входить:

  1. приказы о повышении, поощрениях, переводах;
  2. копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
  3. результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
  4. докладные, объяснительные.
  5. квалификационная документация;
  6. должностные инструкции;
  7. копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
  8. дополнения к трудовому договору;
  9. соглашение о неразглашении сведений;
  10. документ о несении материальной ответственности;

При увольнении сотрудника в состав папки добавляются соответствующие заявление и приказ.

Дело обязательно содержит лист внутренней описи, в котором указывается факт добавления/изъятия документов.

Заполнение бумаги осуществляется в течение всего периода деятельности сотрудника.В бланке описи представлена информация:

  1. дата документа;
  2. число листов;
  3. примечание.
  4. его наименование;
  5. порядковый номер документа;
  6. номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
  7. индекс (если используются в организации);

Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки. С расторжением договора такая необходимость пропадает.

Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг.

При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя. Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

  • заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).
  • прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • сверка всех бумаг;
  • формирование листа-заверителя ();
  • закрытие и прикрепление внутренней описи;

Если в будущем вносятся изменения в состав дела, их следует обязательно отмечать в листе-заверителе.В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем.

Оба документа подписываются составителем. Папка подшивается и пломбируется.

Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги. Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению. Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя.

Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет. Сколько лет хранить досье уволившегося работника, регламентируется Федеральным законом РФ.

Сроки содержания личного дела в архиве регламентированы . При расчете периода все папки работников делятся на завершенные делопроизводством до 01.01.03 и закрытые после этой даты. В первом случае срок хранения личного дела насчитывает 75 лет, во втором — 50 лет.

При этом в зависимости продолжительности периода от причины увольнения нет.

Например, уничтожить папку сотрудника, чьи документы были закрыты в 2015 году, возможно только по прошествии 50 лет, то есть в 2065 году. По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность.

В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить. Личные дела руководителей подлежат бессрочному хранению, их уничтожение недопустимо.На постоянной основе требуется хранить персональные папки:

  1. работников, имеющих госнаграды, премии, степени, звания и так далее.
  2. главы организации;
  3. представителей руководящих, исполнительных, контрольных структур предприятия;
  4. членов (депутатов) представительных органов различных уровней власти РФ;

Если в дело уволенного сотрудника приобщается новая документация, то период хранения рассчитывается по максимальному сроку (от последней вложенной бумаги).

При необходимости до момента уничтожения папка всегда может быть извлечена из архива и представлена бывшему сотруднику (по официальному запросу). Журналы учета личных дел сотрудников хранят не менее 75 лет. Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями.

Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации.

При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

После увольнения папка с персональной информацией о сотруднике не уничтожается.

Дело бывшего работника закрывается и направляется в архив на обозначенный законом срок.

Комментировать (Пока оценок нет) Загрузка.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов.

Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации.

В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве. Общие требования к архивированию Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле.

Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  • На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  • Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.
  • На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  • Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем.

В папку личного дела могут входить следующие документы:

  • Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  • Характеристика.
  • Анкета.
  • Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  • Трудовой договор.
  • Резюме.
  • Личная карточка.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон.

Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив. Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения.

При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации.

Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре.

Храниться она будет в специальной картотеке. Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения.

Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет.

И первым днём будет считаться дата увольнения. МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров.

При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться.

Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск. Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ.

На практике они хранятся 75 лет. Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году.