Приказ о создании экспертной комиссии по делопроизводству в школе

Приказ о создании экспертной комиссии по делопроизводству в школе

Кто в компании разгребает завалы бумаг: экспертная комиссия


Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.Комиссия (или группа сотрудников) создается по распоряжению руководителя компании. Директор издает приказ об экспертной комиссии архива организации, где также утверждает ее состав.Приказом комиссия только создается.

Текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в отдельном локальном акте — Положении.Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.Состав комиссии определяет руководитель. Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет.

Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год.

На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:

  1. и т.д.
  2. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  3. актов об утрате документов;
  4. описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
  5. описей дел по личному составу;

Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.Подробно о сроках хранения мы рассказывали в .Компания может привлечь и для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.

И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.При проведении экспертизы ценности документов отбирают:

  1. документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
  2. документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  3. документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;

При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают.

А вот сокращать их никак нельзя.В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.Пример: Компания в январе 2021 г.

сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет.

Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом . Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе.

Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст.

13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб.

и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.

Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е.

сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по , хранению ( в т.ч.

) и документов. Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.

: Теги: Пост написан компанией Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано. Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» «Делис Архив» – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.

Более 20 лет мы помогаем нашим клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами.

  1. 25
  2. 11 614 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 137 134 за все время

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 24 место Все компании

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

» 19.03.2020 Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы. Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов. Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии — провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации.

Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет. Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать, для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены. Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка.
Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким —

«о создании постоянно действующей экспертной комиссии»

, «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

  • назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.
  • возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
  • создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;

Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части. Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа.

Ниже представлен возможный пример оформления.

Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации. . Как правильно оформить процедуру уничтожения документов:

Образец приказа о создании комиссии

Помещено в тему:

Приказ о создании комиссии (аттестационной, экспертной или любой другой, главное правильно назвать ее в тексте приказа) составляется по единому образцу:

  1. Сначала необходимо привести обоснование создания комиссии, при этом хорошо ссылаться на подходящий нормативный документ.
  1. Состав комиссии указывается первым пунктом по приведенной форме в образце – выделяются председатель и секретарь комиссии, называются должности всех членов комиссии. Обратите внимание на изменение написания инициалов относительно фамилии по ходу всего приказа.
  1. При необходимости каких-либо указаний к действию их можно добавить в приказ после создания комиссии.

    Но не стоит злоупотреблять и отражать в приказе мелкие оперативные вопросы.

  1. Оформление – по форме приказов по основной деятельности.

Осталось только привести образец приказа о создании комиссии, вы также можете ознакомиться с . ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЫЛАТЫЙ ВЕРБЛЮД» (ОАО «Крылатый верблюд») ПРИКАЗ « 28 » октября 2014 г. № 63 г. Ярославль О создании экспертной комиссии В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю: Создать экспертную комиссию в составе: Председатель заместитель директора Ф.К.

Закорючников Члены комиссии: начальник отдела кадров С.М.

Иртышанская начальник канцелярии П.А. Кормушкин бухгалтер Г.А. Люстрова Секретарь заведующий архивом Н.И. Ямочкина. 2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И.

разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2014. Директор К.А. Золотушко Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА» (ОАО «Ящерица») ПРИКАЗ « 08 » ноября 2014 г. № 69 г. Кострома О назначении состава экспертной комиссии В соответствии с требованиями Положения об экспертной комиссии ОАО «Ящерица», утвержденного приказом директора от 24.03.2011 № 44, в связи с изменением структуры Общества п р и к а з ы в а ю: 1.

Назначить экспертную комиссию в составе: Председатель заместитель директора Я.Ф. Телетрушкин Члены комиссии: начальник отдела кадров М.Э. Иртышкина начальник канцелярии Д.Г.

Кормушечкина бухгалтер А.Т. Лючкина Секретарь заведующий архивом К.П. Чечуркина. 2. Признать утратившим силу приказ директора от 21.01.2013 № 14 «О создании экспертной комиссии».

Директор Д.Е. Гаджинский Не забывайте отменять уже неактуальные приказы, чтобы у вас одновременно не оказалось несколько действующих составов комиссии. Если появляется необходимость изменить одного или двух членов комиссии, тогда проще составить приказ по такому образцу: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРЕКОЗА» (ОАО «Стрекоза») ПРИКАЗ « 12 » декабря 2014 г.

№ 78 г. Кострома О внесении изменений в приказ директора от 08.11.2014 № 69 «О назначении состава экспертной комиссии» В связи с увольнением бухгалтера Лючкиной А.Т. п р и к а з ы в а ю: Внести изменение в приказ директора от 08.11.2014 № 69 «О назначении состава экспертной комиссии»: исключить из состава экспертной комиссии бухгалтера Лючкину А.Т., включить бухгалтера Пеньковскую В.Н. Директор Е.Д. Годжинский Кстати, в случае необходимости можно возложить на кого-нибудь контроль за исполнением приказа.

Приведенный можно скачать в формате doc (3 шт.

в одном файле). Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 105 комментариев

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии

»

Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.Состав комиссии определяет руководитель.

Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа.

К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).

  • распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);
  • распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;
  • назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.

Это интересно: Судебная Практика По Уголовным Делам По Ст 137 Ук РфВ обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год.

На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:

  1. и т.д.
  2. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  3. описей дел по личному составу;
  4. актов об утрате документов;
  5. описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.

И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.При проведении экспертизы ценности документов отбирают:

  1. документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  2. документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
  3. документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают. А вот сокращать их никак нельзя.В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии.

При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Пример: Компания в январе 2021 г.

сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2021 г.

Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет. Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения.

В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн». Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения. Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение? Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе.

Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб.

на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций. А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб.

и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи. Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу.

Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е. сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов.

готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов.

Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.Это интересно: В какой срок должен ответить военный санаторий на мое заявление о выделении путевки3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.Бывают ситуации, когда для принятия правильного решения необходимо собрать компетентных людей, именуемых комиссией.

Назначается ее состав приказом руководства. В данной статье предлагаем приказа о создании экспертной комиссии.Комиссия представляет собой небольшую группу людей, являющихся профессионалами в той или иной сфере деятельности. Ее состав включает в себя несколько членов и ее председателя.

Приказ руководителя должен четко определять, кто является председателем, также выделяется секретарь.5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.В шапке прописывается полное (сверху) и сокращенное наименование организации, номер, дата и место издания приказа. Затем указывается обоснование формирования приказа (в нашем случае обоснованием служит уничтожение документов) и прописываются все члены экспертной комиссии (сначала указывается должность сотрудника, затем фамилия и инициалы).

  1. 2. Заведующей архивом организации Романовой С.П., разработать положение об экспертной комиссии на 2021 год до 25.12.2021 г.
  2. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
  3. 3. Архивариусу Зиме В.В., составить план работы экспертной комиссии на 2021 год до 25.12.2021 г.

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденного 25.08.2021г.

Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы архивного фонда ООО «Вариант» за 2021-2021 годы:Основой для составления положения об экспертной комиссии конкретной организации служит учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) и Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2021).Если в организации не было положения об экспертной комиссии, надо изучить (ЭК) и разделы в Основных правилах работы архивов организаций, посвященные экспертизе ценности документов.

Если в организации есть архивист или архивариус, ему поручают организационную работу по созданию комиссии и написанию положения о ней. Если за делопроизводство и архив отвечает секретарь, эту ответственную работу выполняет он.

  • распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;
  • назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.
  • распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);

Текст не типовой, составляется каждым предприятием самостоятельно. Необходимо взять фирменный бланк компании, указать вверху слово «приказ», далее внести заголовок, например, «о создании постоянно действующей экспертной комиссии» или «о создании комиссии по экспертизе документов ООО «______».Это интересно: Через Сколько Приходит На Карту Налоговый Вычет После Принятия Положительного Ответа( 1 оценка, среднее 4 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Гражданство в законе

Приказ Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России) от 2 апреля 2014 г. N 23н г. Москва «Об утверждении Положения об экспертной комиссии Министерства финансов Российской Федерации по цен

»

Если компания нарушает правила хранения документов — порядок или сроки — законодательство предусматривает штраф от 200 000 до 300 000 руб.

(ст. 13.25 КоАП РФ). Не стоит, вероятно, напоминать, что за отсутствие первички, регистров бухучета, отчетности, тоже штрафуют.Но бумаги организации нужно не только хранить, те, чей срок истек, требуется уничтожать, а в некоторых случаях даже передавать в государственный архив. За оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об уничтожении в компании отвечает экспертная комиссия, о которой мы поговорим подробнее.Состав комиссии определяет руководитель.

Жестких требований тут нет. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.Правила предписывают включать представителя архивной службы или делопроизводителя, но в небольших компаниях, обычно, таких специалистов нет. Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа.
Поэтому можно включать любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа.

К примеру, представителей структурных подразделений, которые хорошо знакомы с составом и содержанием всего документооборота организации документа (да, опять привлекать бухгалтера и кадровика).

  • назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.
  • распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);
  • распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;

Это интересно: Расчет Субсидий Для Ветеранов ТрудаВ обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя. Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43.

Остановимся на самых очевидных.Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год. На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:

  1. и т.д.
  2. описей дел по личному составу;
  3. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  4. актов об утрате документов;
  5. описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье.Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.3.2. Рассматривает и согласовывает номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утере и неисправимых повреждениях документов и дел.1.4.

В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2021 года № 125-Ф3 «Об архивном деле», Законом Курской области от 21.12.2021 № 97 ЗКО «Об архивном деле в Курской области», Основными правилами работы архивов и организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2021 года, типовыми и отраслевыми перечнями документов, образующихся в деятельности организаций, соответствующими нормативами по документационному обеспечению управленческой деятельности, номенклатурой дел Учреждения, инструкцией по делопроизводству, приказами руководителя Учреждения, настоящим положением.Перед началом каждой экспертизы ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.На таком собрании члены комиссии рассматривают дела различного срока хранения дела, проходящие по личному составу, акты о наличии документов с истекшим сроком хранения.

И отбирают значимые для организации дела на хранение, а также те, что пойдут на утилизацию.При проведении экспертизы ценности документов отбирают:

  1. документы с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», которые хранятся в структурных подразделениях;
  2. документы к уничтожению, сроки хранения которых истекли.
  3. документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

При отборе дел на уничтожение экспертная комиссия просматривает документы внимательно, полистно, чтобы точно убедиться, что срок хранения истек, и документ больше не пригодится. Если комиссия считает, что срок того или иного документа нужно увеличить, правила это допускают.

А вот сокращать их никак нельзя.В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, изымают дубликаты документов, черновики, неоформленные копии. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.На хранение передают только подлинники документов, а если их нет — заверенные копии.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Пример: Компания в январе 2021 г. сформирует в дело счета-фактуры, которые использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2021 г. Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет.

Значит, эти счета-фактуры компания сможет уничтожить в январе 2026 года.Документы к уничтожению отбирают после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования комиссии организации направляют на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций дано право самостоятельно согласовать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждает руководитель организации, и только потом организация вправе уничтожить документы.Для определения срока руководствуйтесь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Или воспользуйтесь для проверки сроков хранения документов сервисом «Архивист Онлайн».

Просто введите название документа и тут же получите актуальный срок его хранения.« 14 » ноября 2013 г.№ 45г.

АльметьевскО создании экспертной комиссииВ целях проведения экспертизы по установлению ценности документов и выбора документов с истекшим сроком хранения для уничтожения п р и к а з ы в а ю:

  • Сформировать оценочную экспертную комиссию в следующем составе:

Председатель:и.о. заместителя директора Н.Т. ОрданскийЧлены комиссии:руководитель отдела кадров Г.С. Яблоковазаведующая канцелярией Е.Л.

Марноваглавный бухгалтер Т.Ф. Буравинаспециалист архива Н.И.

Мышкина

  • Заведующей архивом Хвостиковой Н.Е. разработать положение об оценочной экспертной комиссии в срок до 16 ноября 2013 г.

ДиректорГ.П.

ФилатовКогда вам необходимо составить приказ с целью радикального изменения состава комиссии, то в качестве образца можете воспользоваться следующим примером:КРЕСТЬЯНСКО-ФЕРМЕРСКОЕ ХОЗЯЙСТВО «ПЛАМЯ»(КФХ «Пламя»)Члены комиссии отвечают рублем за ошибки, допущенные в своей работе. Хотя штрафы и невысокие: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов штраф составляет 300 — 500 руб. на должностное лицо (ст. 13.20 КоАП РФ).Но учитывайте, что эта статья применяется в основном к архивным учреждениям и организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, то есть бюджетных организаций.

А вот коммерческие компании становятся жертвами ст. 13.25 КоАП РФ. А там штраф для должностных лиц от 2500 до 5000 руб.

и пугающие санкции для юрлиц, о которых мы предупредили в начале статьи.

Кроме того, существует субсидиарная ответственность членов комиссии по причиненному ущербу. Если в результате действий комиссии, организации будет нанесен вред или убытки, на каждого члена комиссии распространяется понятие субсидиарной ответственности, т.е.

сумма убытка делится пропорционально количеству участников комиссии.Не всегда у организации есть возможность сформировать самостоятельно экспертную комиссию, у сотрудников даже может не хватать компетенции и знаний для составления документов. готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч.

готова провести для вас экспресс-аудит по оценке корпоративного архива, а также оказать услуги по архивированию, хранению ( в т.ч. внеофисному) и уничтожению документов.

Все процедуры будут надлежащим образом проведены и оформлены.Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.Это интересно: Исковое заявление об определении места жительства ребенка об определении порядка общения с ребенком при раздельном проживании родителей3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.Ознакомиться РЕГЛАМЕНТ по запуску и обновлению антивирусного программного обеспечения. Ознакомиться Локальные нормативные акты, регламентирующие оплату труда и исполнения эффективных контрактов работников ГБДОУ ​ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников.

Ознакомиться ПОЛОЖЕНИЕ о порядке материального стимулирования, установления доплат и надбавок, выплат премий и материальной помощи работникам.ЦЭК готовит предложения оптимизировать состав архивных документов, образующихся в процессе работы Минкультуры России и подведомственных ему организаций. К ее ведению относится методическое руководство деятельностью экспертных комиссий при данных организациях.

Она представляет рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов и т.

д.

  • распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;
  • назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.
  • распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);

Текст не типовой, составляется каждым предприятием самостоятельно. Необходимо взять фирменный бланк компании, указать вверху слово «приказ», далее внести заголовок, например, «о создании постоянно действующей экспертной комиссии» или «о создании комиссии по экспертизе документов ООО «______».Это интересно: Можно ли занизить налогооблагаемую базу при продаже земельного участка в 2021 году( 1 оценка, среднее 4 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 ПособияГид

Приказ о создании экспертной комиссии

В процессе деятельности в организации образуется масса различного рода документов.

Государственные и муниципальные организации обязаны обеспечивать ответственное хранение документов с учетом их ценности. Приказом о создании экспертной комиссии в организации создается ЭК — специальный орган, производящий экспертизу ценности документов. Файлы в .DOC: Несмотря на то, что Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, в некоторых ситуациях самостоятельное определение ценности документов представляет определенные трудности.

С этой целью в организации создается, как правило, постоянно действующая экспертная комиссия, на которую возлагаются полномочия по определению ценности документов. Деятельность комиссии регулируется Положением об экспертной комиссии в организации. В нем же определяются ее задачи и функции.

Основной задачей экспертной комиссии является определение ценности документа. Под ценностью документа понимается комплекс его характеристик, определяющих его значимость (научную, культурную, экономическую и т.п.). Документы в зависимости от своей ценности распределяются на следующие основные группы:

  • имеющие общественное историческое и иное значение.
  • представляющие ценность для данного предприятия в течение всего времени его деятельности;
  • содержащие информацию о личности определенного человека и имеющие социальное значение;
  • необходимые для оперативной деятельности конкретного предприятия в течение ограниченного срока;

В соответствии с этими группами документы могут подлежать:

  1. кратковременному хранению.
  2. постоянному хранению;
  3. длительному (свыше 10 лет) хранению;

Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом.

Об особенностях его составления вы можете прочитать . В состав комиссии в обязательном порядке включаются:

  1. заведующий архивом организации или архивариус (иное ответственное за архив лицо).
  2. начальник кадровой службы (обязательно при проведении экспертизы ценности документов по личному составу);
  3. начальник отдела документационного обеспечения управления;

В зависимости от специфики организации в состав комиссии могут входить и другие специалисты (руководители производственных подразделений, юрисконсульт).

Председателем комиссии назначается руководитель по направлению деятельности или руководитель организации.

Секретарем комиссии назначается, как правило, архивариус. Форма приказа о создании экспертной комиссии законом не регламентирована. На нашем сайте имеется образец и бланк приказа, который можно индивидуализировать с учетом специфики конкретной организации.

Приказ подготавливается на бланке организации (если она его использует) или на обычном листе формата А4.

В этом случае в «шапке» приказа необходимо будет указать реквизиты организации: наименование и адрес, КПП/ИНН для юридических лиц. состоит из следующих элементов:

  • преамбула, в которой указываются ссылки на нормативные документы, на основании которых составлен приказ и будет работать комиссия;
  • подпись и расшифровка подписи руководителя.
  • слово «приказываю», расположенное по центру под преамбулой;
  • наименование приказа («О создании экспертной комиссии»);
  • указание на ответственных за исполнение приказа;
  • текст приказа. В тексте приказа потребуется определить состав комиссии и (опционально) определить дату ее заседания;

Одновременно с составом комиссии может быть утверждено и Положение об экспертной комиссии.

После подписания приказу присваивается номер.

С приказом под подпись должны быть ознакомлены все члены комиссии. хранится в организации постоянно.