Секретарь офис менеджер обязанности

Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?


Поделись с друзьями В современном бизнесе ни одна компания, имеющая офис, не может обойтись без работы офис-менеджера. Эта должность предполагает администрирование и управление рабочим процессом офиса организации. По сути, офис-менеджер является тем информативным и руководящим звеном, где сходятся и решаются все рабочие моменты компании.

Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей. Офис-менеджер – работник, который обеспечивает всему офису полноценный рабочий процесс.

Описание профессии поможет лучше понять суть работы.

По классификатору рабочих профессий и должностей служащих, профессия офис-менеджера и его обязанности значительно отличаются от профессии секретаря. Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице. Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.
Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.

В должностные обязанности секретаря входят: ведение расписания руководителя, его переписка, выполнение конкретных поручений.

Секретарь ведает только делами своего непосредственного руководителя и не вмешивается в дела офиса. Офис-менеджер контролирует всю текущую работу офиса, в основном это бумажный документооборот. Следит за бесперебойной работой офисной техники, обеспечивает сотрудников компании канцелярскими товарами, вовремя доводит до сведения работников приказы, распоряжения и объявления по офису, изданные руководителем, принимает входящие телефонные звонки, при необходимости ведёт календарь встреч и поездок директора.

В этом случае вакансия называется «офис-менеджер с функциями секретаря». Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

  1. своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
  2. организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.
  3. контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
  4. согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
  5. контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
  6. заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
  7. ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
  8. вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
  9. рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
  10. подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
  11. контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

  1. работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
  2. оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
  3. координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
  4. ведёт базу клиентов предприятия;
  5. выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.
  6. консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
  7. он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
  8. в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
  9. письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
  10. вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность.

Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

  1. самодисциплина;
  2. внутреннее благородство;
  3. расторопность, сообразительность, услужливость;
  4. объективность;
  5. честность;
  6. коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
  7. ответственность и организованность;
  8. бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
  9. упорство в достижении поставленной цели;
  10. собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
  11. внимательность;
  12. активность, амбициозность.
  13. трудолюбие, усидчивость;

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

На должность офис-менеджера не подойдёт человек со взрывным вспыльчивым характером, плохо адаптированный в социальной среде, неуживчивый и вздорный. К отрицательным качествам личности можно отнести:

  1. несобранность, невнимательность;
  2. склонность к сплетням и интригам.
  3. неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
  4. депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
  5. агрессивный характер;

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции. Самые главные из них – наличие успешного опыта и уровень образования, а также личные и деловые качества человека, которые тесно переплетаются между собой.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

  1. лидерские качества;
  2. навыки делового общения.
  3. образование, уровень квалификации;
  4. опыт работы;
  5. быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
  6. требовательность к себе и другим;
  7. готовность работать сверхурочно;
  8. деловая хватка;
  9. аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
  10. умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
  11. ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры.

В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

  1. уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
  2. профессионально применять свои знания и умения на практике;
  3. быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
  4. иметь навыки административного управления;
  5. знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
  6. досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
  7. оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
  8. владеть навыками делового этикета.
  9. уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
  10. обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
  11. уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);

Ни одно высшее образовательное заведение не обучает профессии офис-менеджер. Пройти обучение и получить диплом или удостоверение о профессиональном обучении можно в бюджетных или частных учебных центрах, колледжах.

Профессия офис-менеджер очень востребована, её можно освоить на курсах повышения квалификации, имея другое базовое образование.

У каждого работодателя свои требования к кандидату на эту должность.

В крупных компаниях, как правило, на этой должности хотят видеть специалиста только с высшим образованием, небольшие предприятия могут взять на эту должность работника со средним или средним специальным образованием.Главное, на что обращает внимание любой работодатель – это опыт работы в данной должности, уровень владения компьютером, знание оргтехники и умение работать на ней, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание иностранных языков. Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования. При составлении резюме нужно учитывать конкретные требования работодателя, указанные в объявлении о вакансии.

Обязательно укажите цель получения работы — это может быть конкретная должность или перечень должностей, на которые претендует соискатель.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут. Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает.

Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должностьпринимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием. В резюме необходимо отразить несколько предыдущих мест работы, причины увольнения, контакты людей, которым можно позвонить и поинтересоваться об опыте и личностных характеристиках кандидата.

В резюме необходимо отразить несколько предыдущих мест работы, причины увольнения, контакты людей, которым можно позвонить и поинтересоваться об опыте и личностных характеристиках кандидата. Целесообразно написать о своём семейном положении, увлечениях и хобби.

Такая информация будет полезна для работодателя.Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

  1. основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
  2. рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.
  3. личная информация — имя, возраст, контакты;
  4. опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
  5. персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;

Резюме должно быть составлено чётко и лаконично, никакой лишней информации в нём быть не должно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков.

В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги). Охарактеризуйте себя как трудолюбивого, усидчивого, исполнительного, быстро обучаемого человека.

Не занижайте свои таланты и способности, не засоряйте резюме лишней информацией.

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.

Полезный сервис

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

» » » На чтение 10 мин. Просмотров 533 Опубликовано 11.11.2018 Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы.

Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря.

Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании.

Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря. Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора. Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия.

Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании.

Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов. Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт.

Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование.

Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере. Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы.

В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря.

Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций. По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь.

Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы.

Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств.

Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост. В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей.

В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов. Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности. Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм.

Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса.

Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала.

От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса. Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность. По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции.
По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции.

Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность. Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.

Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы.

В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок. В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей.

В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей. Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше. Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.

Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу.

Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность. К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость.

Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности.

Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу.

Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства.

Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность. Наличие всех вышеперечисленных качеств значительно увеличивает шансы на получение высокооплачиваемой работы.

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу.

Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов. Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства. Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию.
Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию. Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию.

Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой. Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности.

Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

  • Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.
  • Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
  • Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
  • Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия. Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники.

Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса.

Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса.

В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.

Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы.

Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту. Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании.

Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.

Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании.

В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий.

Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание. Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.
Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.

Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач.

Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству.

С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.

Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета.

Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива.

Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса.

Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.

Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании. При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов.

В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя. Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением. Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе.

При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия.

Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора.

Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  • Нормы делового этикета.
  • Использовали ложные сведения ради личной выгоды.
  • Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  • Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме.

Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы. Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции.

Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса. FacebookTwitterВконтактеОдноклассникиGoogle+ Пост бухгалтера является одной из главных должностей263 Кассир является одной из самых востребованных специальностей534 Основной функцией кассира в банковском учреждении является338 Многие молодые люди начинают свой профессиональный278 Согласно статистическим данным, на территории России591 Торговые отношения являются одной из самых значимых368 Многие клиенты отеля воспринимают администратора заведения2.1k. Доля строительной сферы на современном рынке ежегодно390 © 2021 Копирование материалов без указания активной обратной ссылки запрещено

Обязанности офис-менеджера.

Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста.

В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки.

Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования. В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности.

Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра.

Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  1. Подбор и расстановка специалистов.
  2. Планирование стратегии и тактики в работе.
  3. Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности.

Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера. Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике.

Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам. Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  1. Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  2. Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами и предписаниями устава компании.
  3. Соблюдение специфических норм общения в компании.
  4. Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы.

На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий.

Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором. Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер.

В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок.

Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера.

Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей. Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер.

Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций.

В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы.

Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис. Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета. Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения.

Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров. Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий.

Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов.

Так строится четкая и слаженная деятельность компании. Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании.

От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие — только работа.

Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем.

Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера.

Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности.

Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору. Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков.

Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий.

Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме.

Правильно подобранный по внутренним и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

  1. 0
  2. 21.04.2015

Поделиться:

Должностная инструкция офис-менеджера

11360 Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела.

Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца.

Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей. Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  1. «Права»,
  2. «Основные функции»,
  3. «Ответственность»,
  4. «Общие положения»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  1. «Условия работы»,
  2. «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре.

Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей. Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере.

Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой). Следующий раздел открывает основную часть инструкции.

Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте. Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе.

Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться. Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений. Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание.

Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны. Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения. В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Офис-менеджер – обязанности и зарплата

8 марта 20201,9 тыс. прочитали1 мин.2,7 тыс. просмотр публикацииУникальные посетители страницы1,9 тыс.

прочитали до концаЭто 71% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтенияОфис-менеджер – один из самых важных сотрудников компании, на котором завязано много рабочих моментов в современном офисе.Офис-менеджерОфис-менеджер отвечает за обеспечение текущей работы офиса, поэтому в его обязанности входит:

  1. Контроль состояния офисной техники и мебели: при необходимости офис-менеджер должен позаботиться о смене картриджей в принтерах, ремонте техники или мебели или других важных моментах.
  2. Закупка канцелярских товаров: благодаря грамотному офис-менеджеру, бумага, пишущие принадлежности, папки, буклеты и многое другое в офисе будет всегда. Офис-менеджер должен находить наиболее выгодные цены – как правило, предпочтение отдается оптовым закупкам;
  3. Ведение документации: это табель учета посещаемости, выдача пропусков, отчетность за потраченные на хозяйственные нужды офиса средства и многое другое – все это находится в ведении офис-менеджера;

ОбязанностиОфис-менеджер также занимается закупкой бытовой химии, продуктов и всего, что необходимо для организации рабочего процесса в офисе. Этот специалист должен уметь работать с людьми, поскольку именно в его обязанности входит встреча гостей и их сопровождение к руководству или специалистам.

Кроме того, офис-менеджер руководит обслуживающим персоналом офиса.Есть и приятные моменты в работе офис-менеджера.

Он организует праздники и корпоративы, поздравления сотрудников.Одним словом, офис-менеджер фактически выполняет ту же работу, что каждая хозяйка у себя дома. Только офис – это масштабная структура, которая должна действовать бесперебойно.Профессию офис-менеджера нельзя назвать простой, поэтому к данному специалисту предъявляются достаточно жесткие требования. И главное из них – стрессоустойчивость.

Офис-менеджер работает в условиях многозадачности, он должен уметь решать все проблемы, возникающие в офисе, спокойно и с улыбкой.

Поэтому коммуникабельность и ответственность – это тоже обязательные качества.Даже для опытного офис-менеджера умение быстро обучаться и схватывать все на лету остается всегда актуальным. В каждой организации своя корпоративная этика, целевая аудитория и т.д.

Кроме того, необходимо идти в ногу со временем и развиваться вместе с компанией.В крупных компаниях офис-менеджер должен обладать не только этими качествами. В большинстве случаев требуется знание хотя бы одного иностранного языка. Требования к офис-менеджерам в международных компаниях еще выше.Заработная платаЗаработная плата зависит от региона, опыта и политики компании, она составляет 20 000 – 90 000 рублей.

При желании стать офис-менеджером может студент, однако для начинающего специалиста оплата труда минимальна, при равном уровне ответственности с более опытным коллегой.

Размер зарплаты повышается с каждым годом работы.Карьерный рост для офис-менеджера возможен разными путями.

Внутри компании такой специалист может вырасти до помощника руководителя. Кроме того, полученный опыт работы дает возможность поменять место работы и устроиться на аналогичную должность в компанию, где заработная плата на 100% выше.Главное преимущество – востребованность профессии.

Поэтому любой желающий может стать офис-менеджером.

Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

  1. 3 декабря 2009

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера?

Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Должностная инструкция офис-менеджераУТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.1.

Общие положения1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.

1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства. 1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.2. Должностные обязанности офис-менеджераОфис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности: 2.1.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.

2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. 2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.

2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. 2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.

2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.

2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. 2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.3. Права офис-менеджераОфис-менеджер имеет право: 3.1.

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.4. Ответственность офис-менеджераОфис-менеджер несет ответственность: 4.1.

За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.