Срок храенеия заявления на отпуск

Сколько и где должны храниться заявления на отпуск

Юрист по корпоративным вопросам. 9 января 2021 Срок хранения заявлений работников на отпуск — пять лет. Содержание Сроки регулируются следующими нормативными актами:

  1. ;
  2. ;
  3. .

Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия.

Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Законом регламентированы сроки хранения приказов на отпуск ежегодный и другие его виды в зависимости от условий труда:

  1. пятьдесят — для вредных или опасных условий.
  2. пять лет для стандартных условий;

Кроме того:

  1. семьдесят пять — все заявления, написанные до 01.01.2003 и если они включены в личное дело работника.
  2. пятьдесят лет хранят заявления при их включении в состав личного дела;

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (, ). Включать их в личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом .

Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше. Локальными нормативными актами (уставом, положением о хранении документов и пр.) определяют, где хранятся заявления сотрудников на отпуск: в архиве организации, на складе, в отдельных папках или в личном деле. Архив формируют в отдельном кабинете или в кабинете отдела кадров.

Обычно документы подшивают (если они не входят в состав личного дела), формируют папку заявлений работников за год и сдают в архив организации. Можно разграничить папки и определить, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, по беременности и родам, на дополнительный и пр. Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления.
Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр.

Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет. Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты. Организация самостоятельно определяет место и способ хранения.

Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Если организация нарушит требования о сроках, ее привлекут к административной ответственности.

предусматривает наказание для отдельных юридических лиц (АО, НПФ и пр.):

  1. штраф для организации — от 200 000 до 300 000 руб.
  2. должностное лицо накажут штрафом от 2500 до 5000 руб.;

Для таких организаций ведомственными актами и отраслевым законодательством установлены специальные правила документооборота, в связи с чем ответственность за их нарушение устанавливает отдельная норма. предусматривает наказание за нарушение правил хранения архивных документов:

  1. штраф для организации — от 5000 до 10000 руб.
  2. должностное лицо накажут штрафом от 3000 до 5000 руб.;

Правовые документы Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

отдела. Сопровождаю бизнес. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций. Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.ТАБЛИЦА:

«Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня№ старого перечняВид документаБылоСталоЦенообразование 234 297 Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения Постоянно 10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 237 299 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 238 – 240 300 Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летФинансирование, кредитование деятельности 265,266 369, 379 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности).

Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летБухгалтерский учет и отчетность 270 354 Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 272 – Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а) сводные годовые, годовые; б) квартальные; в) месячные – а) постоянно; б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно); в) 1 год 275 358,351 Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): а) годовая; б) промежуточная Постоянно (на усмотрение архива) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 277 362 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 281 458 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица 284 – Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг – 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 285 407 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы) 5 лет после истечения срока действия договора.

Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 410 Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292 459 Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 329 459 Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств 5 лет после ликвидации основных средств До ликвидации организации – 459 Книги, журналы, карточки учета поступления валюты 5 лет при условии проведения проверки –Учет оплаты труда 295 412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 5 лет.

Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 410 Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292 459 Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 329 459 Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств 5 лет после ликвидации основных средств До ликвидации организации – 459 Книги, журналы, карточки учета поступления валюты 5 лет при условии проведения проверки –Учет оплаты труда 295 412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 296 413 Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения) 75 лет *50/75 лет 301 657 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 летНалогообложение 303 382 Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 305 – Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом – 5 лет 308 390, 395 Расчеты по страховым взносам Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет *50/75 лет 309 905 Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 310 – Налоговые декларации ИП – Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет.

Остальные 5 лет 310 392 Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 313 397 Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет 314 398 Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения 315 399 Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет 317 368 Счета-фактуры 4 года 5 лет 318 401 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения Постоянно 5 лет 319 – Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним – 5 летУчет имущества 321 427 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии) Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет 5 лет 323 429 Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов 324 – Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации – До ликвидации организации 325 432 Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия недвижимого имущества 329 Пп.

«д» п. 459 Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества 5 лет после ликвидации основных средств а) до ликвидации организации; б) 5 летОбеспечение работы ТКС 570 232 Сертификаты ключа проверки электронной подписи Постоянно (на усмотрение архива).

В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей 571 237 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 572 238 Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 574 240 Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи Постоянно 5 лет после замены новымиТрудовые отношенияОрганизация труда и служебной деятельности 373,374 561, 563 Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 376 566 Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 377 567 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год 387, 389 579 Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 3 года 390 584 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после принятия решенияНормирование и оплата труда 397 569, 589 Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) Постоянно 1 год после замены новыми 398 590 Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после утверждения разработанных норм 399 592 Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов 5 лет 3 года 400 593 Тарификационные списки (ведомости) работников 75 лет *50/75 лет 403, 404 599 Документы (протоколы, акты, справки, сведения): а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы а) – ; б) 75 лет *50/75 летОхрана труда 408 Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – 5 лет после истечения срока действия сертификата 409 606 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда Постоянно 5 лет 413 – Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников – *50/75 лет 414 613 Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет *50/75 лет 415, 416 – Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков – 1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет 419 622 Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет 423 – Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда – а) 45 лет; б) 5 лет 424 630 Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий Постоянно (на усмотрение архива) 45 лет 425 632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления.

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 45 лет Кадровое обеспечениеПрием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет 434 Пп.

«б»п.19 Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления): а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б) о служебных проверках; в) о направлении в командировку работников; г) о дисциплинарных взысканиях а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения б) – ; г) 5 лет а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения; б) 5 лет; в) 5 лет.